利用予約～実績記録票の作成をデジタル化、作業時間を60%以上削減！保護者の負担解消も叶いました

愛里園は北海道札幌市にあります児童福祉サービスです。
現在の利用者は67名ほど。職員16名で日々運営しています。

施設の理念に掲げている「人に愛され自分を愛せる子どもを育てる」という言葉は、愛里園という名前の由来にもなっているんですよ。

愛里園では、リトミックやビジョントレーニング、運動療育などを取り入れて、お子様の発達を多面的にサポートしています。こうした活動は講師が担当し、専門知識をもとに発達へアプローチしています。

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紙の書類は作成や管理に必要以上に時間がかかり、職員の負担が大きかったんです。

連絡帳、利用予定、実績記録票などの処理はすべて紙で行っており、利用者数の増加に伴ってかなり時間がかかるようになってしまいました。

特に大変だったのが、毎月の保護者様からの予約の管理ですね。利用申請を集約してまとめ、実績記録票を作成して…という業務に、人手も時間もかかっていて。

そのような状況を見ていた代表が「紙での対応は非効率だから、職員の負担軽減のためにもシステム化をしよう」と提案してくれたんです。

代表がネットでさまざまなシステムの情報収集を行い、『コノベルなら利用申請と実績記録票がシステム化できる』ということで導入に踏み切りました。

そうですね、私自身はシステムは苦手なのですが、『一人で運営しているわけじゃない。他にやれる人がいるなら大丈夫』と考えていました。

コノベル担当が中心になって運用方法を作り上げてくれたので、今ではスタッフ全員でコノベルを活用し、連絡帳の記入や欠席の確認、利用記録などの対応をしています。

もともと利用予定の作成・実績記録の登録に1週間程度かかっていたところ、コノベルを導入してからは2～3日程度で作成できるようになりました。

紙で翌月の予定表をお配りして、提出してもらった希望を集約し、そこから予定をまとめる…この作業にすごく手間がかかっていましたからね。

今では保護者の方にアプリで利用申請を入力してもらえばいいので、ずいぶん楽になりました。

紙の書類だと、一人ずつ記録を作成したり、後から確認をしたりと、とにかく時間と手間がかかります。

コノベルを使うようになって、欠席加算などを登録すれば、実績記録票が自動で出てくれるので本当に楽になりましたね。

紙の連絡帳で大変だったのが、職員の記入と保護者への受け渡しです。毎日職員が手書きで記入しており、支援中に時間を作って書くのが大変でした。

利用者数が少ないときはまだ対応しきれていたのですが、徐々に人数が増えてきて時間を取られるようになったんです。

また、保護者の方に毎回連絡帳を持ってきていただく必要があります。ときには持参を忘れてしまうケースもあり、記入できない日が発生してしまうのも課題でした。

コノベルになってから連絡帳を直接手渡ししていただく必要がなくなり、保護者の方も楽になったのではないでしょうか。
職員も支援中に急いで書かなくてもよくなったので、負担が軽減できましたね。

コノベルの欠席連絡機能を使い初めてから、電話やメールの対応に手を取られることも少なくなりました。

もともと、保護者からの欠席連絡はメールと電話で受け付けていました。他に、少し先の欠席予定などは連絡帳に書いてくださる方もいたので、職員間での情報共有も一苦労だったので、負担が減りましたね。

「メッセージ」と「掲示板」を使い分けています。

◎保護者へのお知らせはメッセージ機能で送付
愛里園では、イベントのお知らせと送迎時間をコノベルを使って配信しています。

メッセージは各ご家庭にそれぞれ別の内容を送れるので、送迎案内はその人の時間に合った内容を送ったり、イベントの案内は参加者のみに送付したりと出し分けしています。

前日までに連絡送迎の計画を組んでいるのですが、送迎時間の変更があった際もコノベルでお知らせしていますね。

◎活動中の写真は掲示板で共有
これまで、毎日の利用後に当日の様子がわかる写真を個別にメールでお送りしていました。

コノベルを導入してからは、コノベル上で閲覧できる掲示板に写真を添付して、いつでも好きなときに見ることができるようにしています。

ただ、以前はその子が映っている写真を厳選して個別にメールでお送りしていたので、物足りなく感じる保護者の方もいらっしゃるかもしれませんね。

その代わり、掲示板は午前の活動・午後の活動に分けて掲載しており、それぞれ10枚くらい、なるべく全員顔が映っているものを載せています。

幼稚園、保育園でアプリ化しているケースも多いからか、保護者の方にもすんなりと登録していただけました。

アプリの登録方法や利用予定の入力の操作を質問されることもありましたが、想像よりもスムーズに導入できた感触ですね。

連絡帳はアプリで入力できるようになってから、仕事の合間に連絡ができて保護者の方も楽になったのではないかと思っています。