実績記録票の作成時間を半分に！コノベル導入で振り返りがしやすい業務体制を実現

システム導入前は、連絡帳や利用予約、そして実績記録票作成といった主要な業務のほとんどを紙で運用していました。

当初、保護者様への緊急連絡手段としてLINEを使っていたのですが、普段は連絡帳を使ってやり取りをしていました。

『連絡帳での保護者様とのやり取りを記録に残していきたい』という思いはあったのですが、すべてを紙で管理するとなると膨大な量になります。

それに、紙だと「あれを確認したい」と思い立っても探し出して確認するのに時間がかかります。

「国でもICT化を進めているので、うちもシステム導入に舵を切ろう」ということで、いいサービスがないか探し始めました。

特に大変だったのは請求事務ですね。
実績記録票を作る時は、施設内部で確認する書類とシステムへの二重入力が必要でしたから、時間と手間がかかる上に、入力ミスが発生するリスクもありました。

また利用申請も、以前は利用児童15名分の申請用紙を毎月集めていました。
保護者様に連絡袋へ入れてもらい施設で回収するといったアナログな方法だったので、改善したいと思っていました。

他のシステムも調べていたのですが、料金面での安心感・使いやすさという点で、コノベルが一番いいなと思いましたね。

コノベルの画面は非常にシンプルで使いやすいんです。
他のシステムを見ると複雑で「使いこなせるかな…」と不安になることもあったのですが、コノベルはどこに何があるかわかりやすいので、助かりますね。

デジタルに不慣れな世代の職員も多いため、複雑なシステムの導入は難しいと思っていたのですが、実際に導入するとみんな思ったよりスムーズに操作に慣れてくれました。

また、当社では系列施設に学童保育も存在しており、そこでコノベルと同じ会社が提供している「学童保育支援システム」を使っていることも後押しにつながりました。

※学童保育支援システムの詳細はこちら

コノベルを導入して大きく変わったのは、実績記録票作成を含む事務作業の負担が大幅に減ったことです。

実績記録票の入力にかかる時間は、今までの半分ほどになったのではないでしょうか。

以前は国保連の請求ソフトに入力したうえで、施設保管分の書類に手書きで記載をしていました。

コノベルを使うようになってからは、システム上で実績が自動反映されるようになったので、手入力で書き写す作業がなくなり、ミスも少なくなりました。

これまで紙の予約表を回収し、集計して予定表を作成していました。
1～2週間もかかっていた予約管理がコノベルで自動化され、かなりの負担解消になりました。

空いた時間は、支援の内容を考えたり、職員で話し合ったり、支援の質向上のための時間に充てることができています。

スマホやタブレットから場所を選ばず入退室打刻ができるようになったことも、効率化に繋がっています。

実績記録票の保護者サインも、アプリ上で行う【電子サイン】で問題ないと自治体に確認できました。今月から電子サインの活用もスタートさせたので、さらなる負担解消につながればと期待しています。

ちょうど、今期からコノベル上で個別支援計画を作るようにしています。

以前はExcel（表計算ソフト）で個別支援計画を作成していたのですが、ずっとデータを蓄積していたので、動作が重く作業が大変だったんです。

コノベルなら算定時間などの情報が自動で反映されるので、コピー＆ペースト作業をしなくて済むのはありがたいですね。

現在、コノベルの活動報告機能を日々の支援記録として運用しているので、情報をシステムに一元化できるといいなと思っています。

紙の連絡帳を使っていた頃は、支援前に連絡帳を読めないことは当たり前だと感じていたんですね。

でも、コノベルを導入して【支援前に連絡帳の内容を確認できる便利さ】に気づいたんです。

こどものその日の状況を踏まえた支援内容の調整など、職員の間で心構えが変わり、支援内容もより良いものになってきたと感じています。
職員同士の連携も取りやすくなりました。

今でも紙の連絡帳を使っている施設さんには、この便利さをぜひ知ってほしいですね。