放課後デイサービス 利用者50名以下 無料プラン

無料でこれだけの機能が使えるアプリはない。コノベルで連絡帳や利用申請をシステム化

放課後等デイサービスぷちとまと

大阪府和泉市
放課後等デイサービスぷちとまと

放課後等デイサービスぷちとまとはNPO法人ぷちとまとの会が運営している放課後等デイサービスです。連絡帳の記入や保護者様とのやり取りに課題感を持ち、2024年1月よりコノベルを導入して運用を始めました。コノベルの導入の経緯と導入効果、運用の工夫などについて、放課後等デイサービスぷちとまと代表 井阪様と職員の皆様にお話を伺いました。

目次

放課後等デイサービスぷちとまとについて

放課後等デイサービスぷちとまとについて教えてください。

大阪府和泉市で、放課後等デイサービス事業を行っています。
利用者数は全員で31名。利用者は1日に10名くらいで、小学生のお子さんのご利用が多いですね。地域の学校と支援学校から通われています。

title_big1

療育をするうえで心がけていることを教えてください。

集団療育を大切にしているので「みんな一緒だと楽しいな」と感じられるような関わりを心がけています。個別の課題や活動だけではなく、必ず集団活動を入れて他の学年と交流する機会を作るようにしています。

もちろん“みんなと一緒”が嫌な子もいるので、何がなんでも集団に入れるのではなく、誘っていくことを心がけているんです。「これなら参加できそう」という遊びを見つけたり、活動の準備など役割をもって参加したり、わがままを通すのではなく、集団で生きていく上での交渉ができるように関わっています。

また、ぷちとまとでは将来の就労に向けたサポートも行っています。細かな作業を経験するなど就労に直結する活動はもちろん、日頃のスタッフとのやり取りを通じて正しい言葉遣いを身に着けていくなど、お子さんが社会性を育んでいけるように日々支援しています。

「連絡帳の記入で支援が手薄になる」をコノベルで解決

コノベルの導入前の一番のお困りごとは何でしたか?

一番はやっぱり連絡帳の記入です。
どこの施設でも同じだと思うのですが、お子さんが帰るまでにその日の出来事を連絡帳に書いて持って帰ってもらう必要があります。

しかし、連絡帳に注力するとお子さんに向き合う職員が手薄になってしまうという課題がありました。

書類の作成と、療育の質・安全上の課題をどう両立するかを考えた際に、「お子さんがいる時間に書かなければいけない紙の連絡帳ではなく、お子さんが帰った後にじっくり入力できる連絡システムを使う」という選択肢が出てきたんです。

title_big2

コノベルに関心を持ったきっかけは何だったのでしょうか?

コノベルのチラシを見た際に、「無料で使えるプランがある」と知り気になったんです。

求めていた機能を全部叶えられるアプリも他にあったのですが、費用が高額かつ契約期間も固定のため「一度使い始めると解約しづらい」という状況で二の足を踏んでいたところだったので、コノベルは魅力的に映りました。

「本当に無料で使えるならいいよね」と関心を持ったので、リモートの個別相談会でシステムのデモをしてもらいました。実際にシステムを見て担当者の方に話を聞いてみると、無料で十分な機能があることがわかったので、ほぼ即決で利用を決めましたね。

▼コノベルは無料で使える「スマイルプラン」を用意しています。利用期間の制限もございません。無料プランの機能などの詳細はこちらからご覧ください。

スマイルプラン(無料)とコノベリストプラン(有料)の比較表

スマイルプラン(無料)とコノベリストプラン(有料)の比較表

コノベルを使った連絡帳の記入はどのように対応されていますか。

これまでは療育中に合間を見て連絡帳を急いで記入していましたが、今はお子さんが帰ったあとに活動記録を見ながら全員分をまとめて入力しています。

連絡帳の入力はパソコンが得意な常勤スタッフに担当してもらっています。もちろん全員の様子をすべて把握している訳ではないので、その日の療育に入ったスタッフが手書きした活動記録をもとに連絡帳の文章を書いています。

▼アプリを使ってスキマ時間で簡単に連絡帳の入力ができます。

title_big2

ただし、お子さんを引き渡してから、保護者様に連絡帳を読んでもらうまでに時間差が生まれる点は注意が必要ですね。体調の変化など急ぎの内容は口頭で伝え、活動内容やその日の様子などは連絡帳に入力するというように使い分けています。

紙の連絡帳が必要なくなったので、連絡帳そのものを購入するコストや、保護者様にお渡しする際の管理コストがなくなったのも嬉しいポイントです。

利用申請やメッセージ機能など保護者様とのやり取りも簡単に

他に、活用いただいている機能はありますか?

コノベルの「利用申請」と「メッセージ機能」は特に便利に感じています!

◎利用申請

施設の利用申請のやり取りは、コノベルを活用してシステム化しています。

これまでは紙の利用申請書をお渡しし、ご自宅で記入後にお持ちいただいていたのですが、全員から回収するための声かけや、申請書を見ながらのシフト組み・転記がとても大変だったんです。

また、手渡しの場合、保護者様への紙の受け渡しができないことも悩みの種でした。特に、利用が週に1回の人は祝日の日には渡せないですし、保護者様も提出ができないんですよね。

コノベルを導入してからは、保護者様が余裕のある時間に自由に入力してもらえるので管理が楽になりました。

コノベルの利用申請画面のイメージ

コノベルの利用申請画面のイメージ

利用申請はアプリを通じて毎月1日に通知し、15日を申請の締め切りとしています。
紙だと利用申請が提出しづらかった方も、アプリに変えてからはスムーズになりましたね。

◎メッセージ機能

コノベルには保護者様宛てにメッセージを送信できる機能があるので、施設からのお知らせ配信に活用しています。

以前は保護者様とのやりとりにLINEを使っていたのですが、作業が煩雑になるので悩んでいたんです。個人情報を含むお知らせは個人チャットで送っていたので、漏れがないように確認するのも一苦労でした。

また、LINEだと気軽さがあるからこそ、配信に対して「ご連絡ありがとうございます」など返信くださる保護者様もいるため、やり取りが負担になっていないか気になっていて。

コノベルのメッセージ配信を使うようになると、そういった心配はなくなりました。

▼連絡網のように一斉配信ができるほか、学年別や曜日別などグループでの配信も可能。
保護者様がメッセージを見たかチェックできる「開封確認」の機能も備えています。

コノベルのメッセージ画面の利用イメージ。

コノベルのメッセージ画面の利用イメージ。

テンプレート機能が使えるのがとても便利で。利用申請のお願いなど、毎月配信する内容はテンプレに登録しておけば時短になります。

今後、台風など非常時の対応が必要な際は、タブレットを自宅に持って帰ってコノベルを見るようにしたいなと思います。

「緊急時には追加で保護者様にお知らせを送らなくちゃ」「欠席の連絡をくれている保護者様がいないかな」など、手元で確認して配信できますからね。

コノベルの導入準備は意外にもすんなり

title_big4

今ではコノベルを通じて多くの業務をシステム化されていますが、これまで紙でやってきたことをデジタルに移行するのに抵抗はなかったですか。

導入前にパソコンやiPadなど機材は揃っていたものの、スタッフの多くがデジタルに対して苦手意識があり、本音を言うと「無理、こんなのできない…」と尻込みしてしまっていました。

幸い、パソコンが得意なスタッフがいたので、運用方法や実際の入力などを任せることができてありがたかったですね。

例えば、連絡帳の内容は職員全員に見てもらえるようにしたいので、コノベルの画面を印刷してファイルに挟み、他のスタッフも業務がしやすいように配慮してくれています。

コノベルを使い始める際の準備は大変ではなかったですか?

どのシステムを使うかという比較検討は大変だったのですが、コノベルを使うと決めてからの準備自体はそこまで大変ではありませんでした。

4月から連絡ツールをコノベルに切り替えると決めていたので、それに合わせて1カ月ほど前から保護者様に「コノベルのアプリをダウンロードしてください」というお知らせを配りました。すぐにみなさんアプリに登録してくださって、導入には困らなかったですね。


※保護者に配布するプリントは、コノベルの管理画面からプリントをダウンロードして印刷することができます。

保護者の方からの反応はいかがでしたか。

意外にも保護者の皆様にはスムーズに移行していただけました。普段からスマホアプリなどを使っているのでこうしたシステムには慣れているのかもしれません。

連絡帳は急いで書かなくてもいいですし、面倒な紙での利用予定表のやり取りもしなくていいので、以前に比べるととても楽になったのではないかなと思います。

今後コノベルがもっとこうなったら便利だと思うポイントはありますか。

シフトや送迎表の作成、請求管理がコノベルを通じて一括で行えると理想的だと思いますね。

また細かい部分なのですが、利用申請の際にメッセージを入れてくださる保護者様がいるのですが、今のデザインだと少し内容が確認しづらくて。コメントの有無を管理画面上で確認できると漏れなくチェックできるので助かるなと思います。

放課後等デイサービスぷちとまと様、本日はお忙しい中貴重なお話をありがとうございました。

放課後等デイサービス向けクラウドサービス「コノベル」では、放課後等デイサービスの日々の利用申請や、欠席連絡のシステム化をすることで、施設のスタッフ・職員の業務省力化の実現が可能です。また、保護者の方は専用のスマホアプリで24時間いつでも連絡することができますので、忙しい保護者の方を大幅にサポート!

また、「放デイの事務・業務負担を軽減したい!」「でもどんなシステムが良いかよくわからない・・・」こうしたお悩みをお抱えの事業者様、必見です!

コノベルでは個別の説明会も行っております。少しでも興味をお持ちいただけた方は、ぜひお気軽にご相談ください。

一覧へ