その他の導入事例
放課後等デイサービス桜実（さくらんぼ）は、2013年から奈良県磯城郡で運営する放課後等デイサービスです。FAX・LINEを使った利用申請の作成、紙での連絡帳記入に負担を感じ、2024年4月よりコノベルを導入しました。今回は、放課後等デイサービス桜実 介護福祉士の河内（こうち）覚 様に取材を実施。コノベル導入の経緯と効果、運用の工夫などについて詳しくお話を伺いました。
目次
放課後等デイサービス桜実について
まずは、放課後等デイサービス桜実について教えてください。
放課後等デイサービス桜実（さくらんぼ）は、2013年設立の福祉施設です。
建物の1階は放デイとして、小・中・高校生向けに療育を行っており、2階では18歳以上の方向けに生活介護サービスも実施しています。現在では、療育・介護あわせて50名以上の方に利用いただいております。
放課後等デイサービス桜実の外観。中庭には、身体を動かすための広々としたスペースを用意しています。
特に力を入れている活動はありますか？
放課後等デイサービス桜実は総合支援型の施設なので、さまざまなプログラムを行っています。
日々の療育活動の他にも、外部の先生をお招きしてダンスや太鼓といった活動を取り入れているのが特徴です。
また、お買い物やお出かけも積極的に実施し、動物園、ボーリング場、カラオケなどさまざまな場所へ外出します。子どもたちが将来社会に出ても通じるスキルを育むことをテーマにしているんです。
今の時期（12月）はクリスマス会を予定していて、職員みんなで準備に奔走しています。毎年3日間かけて開催しており、点灯式、ダンス、ゲーム、映像制作などバラエティ豊かな催しを企画しているんです。
クリスマス会は一年の中でも特に力を入れている行事だそう。
FAXでの利用申請、連絡帳を支援中に書く…アナログ作業の負担を減らしたい
コノベル導入前に感じていた課題を教えてください。
基本的にアナログな運用をしていたのですが、特に大変だったのが「FAXでの利用申請集計」と「紙の連絡帳」です。
深夜0時に保護者がFAXを送信、翌日職員が集計。双方の負担が膨大に…
一番困っていたのは、FAXを使った利用申請の回収でした。
保護者に前もって申し込み用紙をお渡しし、毎月14日の0時に受付開始として、FAXもしくはLINEの写真送信で記入した用紙を送ってもらいます。
先着順で利用を割り振っていたので、保護者は深夜まで起きて送信いただいていました。
そのため、保護者からも運用を変更してほしいという声をかなり多くいただいていて。「保護者同士で夜中に『0時まであとちょっとだよ』とLINEグループで励まし合っている」というお話も聞いていて、心苦しい限りでしたね。
利用者の方からのご要望も多かったのですね。職員の方の負担はいかがだったのでしょうか。
利用予定の調整で半日はつぶれていましたね。
FAXとLINEを一通ずつ確認するのでそれはもう大変です。
0分ちょうどに何十人もの保護者から申請が届きますから、それをサービス管理責任者が一つひとつ確認し、先着順で番号を降って利用予定を考えていきます。
保護者の希望を加味しながら、利用日ごとの定員に合わせて設定していくので、相当な労力がかかっていました。
子どもを見ながら連絡帳を書くのが難しい
紙の連絡帳では、どんな点が課題でしたか？
子どもを見る時間より連絡帳を書く時間の方が長いくらい時間がかかっていて、【子どもをしっかり見れていない】というのが課題でしたね。
療育中には支援員を4～5名配置していますが、いつも子どもを見ながら連絡帳を書いているという状況でした。
連絡帳を書く時間の方が長いなんて、相当な負担ですね。詳しく教えてください。
少し落ち着く昼の時間帯に午前中の様子、食事量などはまとめて書いておくのですが、メインとなる午後の活動中の様子は、どうしても職員が抜けて記入する必要があります。
専属で一人の子に一人職員がついているときでも、連絡帳を書くために支援を抜ける時間が絶対に生まれてしまうんですよ。
だから支援中に子どもたちの「これ見て！」といった要求に対応できない心苦しさはあります。一日お出かけのときは道中のバスで書いていたので、それも大変でしたね。
特に、「子どもを見る目を増やしたい」というのは一番の課題でした。スタッフの人数をすぐに増やすのは難しいので、連絡帳を効率化して見る目を増やしたらいいんじゃないかと考えたんです。
コノベルを選んだ理由は良心的な価格と豊富な機能
本格的にシステムを導入しようと考えたきっかけを教えてください。
「スマホアプリで利用申請や日々の連絡ができる」という保護者の利便性向上、情報漏洩防止の観点から、きちんとしたシステムを導入しようということになりました。
もともとチラシでコノベルの存在自体は知っていたので、システム化の話が具体的に動き出したときに思い出して、問い合わせを送りました。
他社システムとの比較検討はされましたか？
全部で4社くらい比較検討しましたが、機能面・費用面の兼ね合いで比較したときに、コノベルが一番良心的だと感じましたね。
他だと毎月数万円ほどかかるなか、コノベルは基本機能が無料で使えます。
有料版ではデータの保管期間や送れる画像の枚数に制限がなく、使える機能がグッと増えるのに、月額10,000円（税別）とかなりお手頃だったので驚きでした。
本格的にシステム化を進めるとなったとき、機能に制限がない方がいいだろうという判断により有料版での導入を決めましたね。
事務所の様子。
コノベル導入後「もう紙には戻れない」くらい便利に！
コノベルで「便利になった」という保護者は97%
コノベルを導入してから、負担は軽減されましたか？
利用申請・連絡帳がコノベルになってから、「もう紙には戻れない」というくらいに楽になりました！
保護者からも喜びの声がたくさん届きました！ありがたい限りですね。
桜実さんからのアンケートでは97％の保護者が「コノベルで便利になった」と回答くださいました。実際の反応はいかがでしょうか。
アプリから連絡帳の入力・確認ができるようになって、紙よりも楽になったという意見が多数いただいております。
特に、連絡帳・お知らせの確認や入力作業が好きな時間にできるのが便利という声が多いですね。
コノベルアプリから利用申請を送れるように
利用申請をコノベルで行うようになってからはいかがですか。
先着順での予約選考は廃止して、締め切り時間以内であれば、保護者の方の好きな時間にコノベルから申請を送れるようにしています。
利用申請を担当している職員はもともとパソコンが得意ではなく、慣れるまでに時間がかかったものの、今では紙でやっていたよりも格段に効率がよくなったと思います。
利用申請に対する保護者からの喜びの声
「支援中に連絡帳を記入しなければ」もコノベルで解決
コノベルなら「子どもが帰る前に連絡帳を書き終えなければ」というしがらみがないので、療育にしっかり時間を使えるようになりました。
従来は4名のスタッフが交代しながら連絡帳を書いていたが、今では連絡帳に関わる職員は2名のみ。サブ職員が書いた内容をトップの職員がＷチェックするようにしています。
連絡帳の公開時間は19時に設定しているので、子どもを送迎した後に記入の時間を取ることができています。
連絡帳で「宿題の残り」などを伝えているため、子どもの帰宅から連絡帳が送付されるまで、なるべく時間のラグを少なくしているんです。
紙からシステムに移行するうえで工夫したことはありますか？
プログラムの有無、給食の有無など、お金に関わることも連絡帳に書いているのですが、そこは間違いが起きないよう、従来通り紙のメモで管理するようにしています。
ミス防止のため、お金に関わる事項はメモを使用。
コノベルは連絡帳に記入する項目をさまざまカスタマイズできるので、施設の運用に沿った設定ができて助かりましたね。
連絡帳機能に対する保護者からの喜びの声
保護者連絡もコノベルに集約
そのほか、コノベルで活用している機能があれば教えてください。
メッセージ
これまでは紙のお知らせを人数分印刷して渡していたが、今はすべてコノベルで配信しています。
理事長は「今年から年賀状もコノベルで送ろう！」と言うくらい便利ですね。年賀状の場合、印刷・記入・郵送にかなり労力もコストもかかっていたので、ぜひ来年は活用したいです。
アンケート
クリスマス会のケーキの注文、お弁当の注文など、保護者向けにアンケートを取る機会が度々あるのですが、配るのも回収するのもすごく手間でした。
そんな悩みを感じていた際にコノベルのアンケート機能を試してみたらすごく便利で！
意見を集めることへのハードルが下がったので、保護者に聞きたくてもなかなか聞けなかったことを、これからはコノベルで聞いてみようと思います。
「聞きたくてもなかなか聞けなかったこと」とは、例えばどんなことでしょうか？
最近では土曜の利用者の減少が気になっていたのですが、コノベルのアンケートでヒアリングをしたところ、たくさん保護者からの要望を書いていただけました。
毎年、事業所評価は行っていますが、単に数字で回答するだけで、保護者の生の声が反映されているとは言い難いものです。
一方、コノベルという普段から連絡に使うアプリからのアンケートだと、保護者も施設への意見を気軽に回答してくれます。
形式的な事業所評価では聞くことができない、もっとリアルな保護者の声を聞けるのがアプリを使うよさですね。
チャット
保護者とLINEのようにやり取りできるチャット機能もいいですね。
手軽さで言えば普段から使っているLINEが便利なのですが、個人情報の安全性や職員の返答の手間を考えるとコノベルのチャット機能の方が安心できると思います。
ゆくゆくはコノベルで請求書・領収書のやり取りができればいいなと構想しています。
全体的なコノベルの使い勝手はいかがでしょうか。
デザインがシンプルで、直感的に操作できるのでとてもわかりやすいです。
「どこのボタンをクリックすればいいんだろう？」と操作に悩むこともほぼないので、使いやすさはすごくいいと思います。
また、アップデートのサイクルが早いのはありがたいですね。
気づいたら新しい機能ができていて、どんどんできることが増えていくのでもっと使いこなせるようになりたいです。
コノベルでは今後も定期的に新しい機能を追加していく予定なので、ぜひチェックしてみてください。
コノベルの使用イメージ
4月の運用スタートに向けた導入の流れ
導入までの流れを教えてください。
新年度である4月からの導入に向けて、3月頃から本格的に準備を行いました。
また、一人の職員だけが使う利用申請を先に導入し、保護者・職員が慣れてから連絡帳機能を使い始めることにしました。
連絡帳は他の職員もコノベルを触ることになるので、ひとまず利用申請のみの導入としましたが、段階的に導入したのは正解だったと思います。
保護者の混乱も少なく、職員への周知も負担なく行うことができました。
紙媒体の管理で困っている施設におすすめしたい
今後、コノベルを活用していきたい業務はありますか？
今は連絡帳と利用申請をメインで使っていますが、実績記録票*もこれからコノベルで記録していけたらいいなと考えています。
現在、実績記録票は紙で管理しているので、職員の記入方法や運用などを話し合って、近いうちにコノベルに集約させたいですね。
*実績記録票の出力など一部機能は有料プランのみの機能となります。
コノベルをお使いいただいている理由を一言で表すと、どんな言葉になりますか？
『かゆいところに手が届いている、いいサービス』だからと思います。
実際に使うと、「この金額でここまで色んなことができるんだ」と嬉しくなるくらい、非常に良心的で、満足度としては非常に高いですね。
今、コノベルの利用を悩んでいる方へアドバイスをください。
まだまだ利用申請や連絡帳を紙媒体で管理している施設も多いと聞くので、紙媒体の管理で困っている施設にはおすすめしたいですね。
自分たちも紙での管理からシステムに一新できるのかなという不安はありました。
しかし、実際にコノベルを使ってみたらすごくよかったと感じています。
何より連絡帳の記入などの事務作業に追われて子どもたちと遊んであげたいのにできない…というのはつらいです。
「紙で作業していた頃は、子どもたちを置いてけぼりにしてかわいそうだったな」と感じるので、もう紙には戻れないなと思いますね。
貴重なお話、ありがとうございました！
放課後等デイサービス桜実（さくらんぼ）様、本日はお忙しい中貴重なお話をありがとうございました。
放課後等デイサービス向けクラウドサービス「コノベル」では、放課後等デイサービスの日々の利用申請や、欠席連絡のシステム化をすることで、施設のスタッフ・職員の業務省力化の実現が可能です。また、保護者の方は専用のスマホアプリで24時間いつでも連絡することができますので、忙しい保護者の方を大幅にサポート！
また、「放デイの事務・業務負担を軽減したい！」「でもどんなシステムが良いかよくわからない・・・」こうしたお悩みをお抱えの事業者様、必見です！
コノベルでは個別の説明会も行っております。少しでも興味をお持ちいただけた方は、ぜひお気軽にご相談ください。
- 放課後等デイサービス桜実のホームページ http://www.npo-cherry-blossom.com/
取材日時 2024年12月
