コノベルで利用申請を行うようになり、期日までに出していただけるようになりました

施設内の畑で野菜を育てクッキングを行っています

放課後等デイサービスひまわりについて教えてください。

私たちひまわりは子ども達の自信につながる療育を目指しております。発達課題に合わせ、バランスのとれた育成プログラムを行っております。

どのような活動を行っていますか？

例えば、運動では歌の振り付けを使ったオリジナル体操をしたり、生活面では挨拶はもちろん整理整頓、身だしなみやお買い物などの知識や実践を行っております。施設にある畑では子どもたちが自分で植えて手入れをし、野菜を育てています。ひまわりではクッキングの日を設け、自分たちで育てた野菜を使って料理をしたりしています。これからの夏休みも子どもたちが楽しめるイベントを予定しております。

子どもたちが野菜を育てる畑

コノベルを導入しようと思ったきっかけを教えてください。

1つ目は連絡帳です。
今までは紙ベースで保護者との連絡を取っていました。支援中に連絡帳を記載していたのですが、どうしても記入に手が取られてしまうのが課題に感じておりました。

2つ目が、毎月の利用予約です。
1か月の利用カレンダーを作成し、保護者の方にお渡しし記載していただいて返却していただいていました。返却後にそれを別の集計用の紙に転記入力していたのでとても手間がかかりました。また紙の返却が無い場合も多々あり、どのお子さんが返却が無いか探して個別で連絡して確認をするという作業を行っており、改善したいなと感じておりました。

最後に保護者連絡についてです。
SNSのツールとショートメッセージをつかって保護者の方との個別で連絡を取っていました。一斉送信などができたらもっと職員の負担が減ると思っておりました。

保護者が利用申請の期日を守っていただけるように

コノベルを導入してから課題は解決されましたでしょうか？

はい。保護者との連絡の部分が本当に助かっています。コノベルを導入してからは職員の業務負担もかなり軽減されました。

①連絡帳

連絡帳に関しては、現在は廃止しているのですがたまに保護者の方からコノベル上に連絡帳の記載があるのでそちらは確認をしております。

②利用申請

利用申請に関しては紙で行っていた時は課題が多かったのですが、コノベルに移行してからは締め切り日時を設けて運用しているので期日までに出していただけるようになりました。また、利用申請をコノベルでいただくと1日の利用者が一覧で確認ができますので、一覧を確認しながら送迎表の作成もできるので大変便利です。今までは次回の予定を連絡帳の一番下に記載していたのですが、保護者のアプリ画面TOPに次回の利用日が出るので、お知らせをしなくてもよくなったのも便利になりました。

③メッセージ

土曜日の活動の際の予定や、持ち物の予定などをメッセージで送っています。手書きだった時と比べるとかなり負担が減りました。一斉送信もできるので職員の負担はかなり軽減されています。

④アンケート機能

まだ沢山活用はしていないのですが、活動に関する簡単なアンケートを実施させていただいたところほとんどの保護者さんが回答してくださいました。保護者側の画面も回答が選択しやすく分かりやすいなと思います。今後も活用していきます。

実際にコノベルで操作している様子

保護者の方へは使い方を印刷して配布

たくさんの機能を使っていただいていて大変うれしいです。 職員の方はどのようにコノベルを使っていただいていますか？

ひまわりは系列施設があと2つあるので導入の際は同じタイミングでと考えておりました。各施設の責任者が中心となってコノベルを活用していますが、メインは平野が触っております。職員はパソコンから入力していっています。コノベルのアップデートと登録が丸被りしてしまいましてその時は少し混乱しましたが、試行錯誤触っていって慣れていきました。アップデートされてからはわかりやすくなったなと感じております。

保護者様からの反応はいかがでしたか？

保護者様は特に抵抗なかったです。使い方がわからないという方には個別で対応を行ったり、れんらくアプリへの登録方法は独自で細かく作成し保護者の方へ紙でお渡し登録へ促しを行いました。

施設内の様子

最後にコノベルへの要望などはありますか？

実績記録票の機能が欲しいです。今は送迎表を確認して打ち込んでいるのですが、もっと業務が効率化できたら良いなと思います。また、夏休みなどの長期休暇はご飯の有無を聞いているのですが、ご家族様が利用申請を行う画面で、イベントの内容や昼食メニューが同時に確認することができたら良いなと思いました。ぜひ、検討をよろしくお願いします。

※尚、実績記録票の機能は2024年8月よりリリース済みとなります。