「書類の配布が大変」をコノベル無料機能で解消！お金では買えない時間のゆとりを創出

小林様　運動療育を主軸に、発達障がいのある子どもたちを支援しています。

スポーツを本格的に教えるのではなく『遊び』を通じて将来の自立に向けて必要な身体の発達や集団における社会性・協調性などを育んでいきます。

体幹トレーニングや連結能力（複数の動きを組み合わせる力）の練習など、日々バリエーション豊かなメニューを提供しています。

小林様　お子様の「できた！」という瞬間にたくさん褒めて、自信を身に着けてもらうことです。

障がいのあるお子様には、日常で「できなかった、注意を受けた」という経験から自信を失っている子も多いです。
『挑戦してみたらいいことがあった』『できるようになった』という経験を重ね、自信や意欲を育んでいってほしい。

やがてサンクスを卒業しても、この経験が自立して生きていける力になってくれたらいいなと日々願っています。

小林様　毎月の利用予定を紙で配布しており、予定表を印刷・記入し、配布する…という毎月の業務に時間と労力がとられていたことが課題でした。

山本様　利用予定表は、ネットでかわいいカレンダー素材を探してきて印刷、利用予定がある日にスタンプを押して…という風に作るんです。
利用者が50名ほどいるので、作成に2日はかけていましたね。

ただ、スタンプする日付を間違えてしまったり、作った後に予定の変更があって作り直しをしたり、紙で作るからこその非効率もありました。
また、お休みが続いたご家庭にはなかなか渡せず、結局廃棄する…なんてこともあって。

小林様　ミスがあったら保護者様に迷惑をかけてしまいますし、利用予定表に時間を取られるならもっと療育に関わることに時間を費やしたいと考えるようになりました。

『職員にもゆとりを持って働いてほしい』という思いがあり、アプリやシステムを取り入れてみようと思ったんです。

小林様　実はサービスの比較検討はしていなくて、ほぼ即決だったんですよ。
オンラインデモで操作の説明をしてもらった際、あまりの便利さに感動してしまって。

抱えていた課題が全部コノベルで解決できるとわかり、しかも無料で利用できる※と知ってすぐに導入を決めました。

また、営業担当の方の説明やフォローがよかったので、安心して使えそうだと思ったことも決め手ですね。

▼コノベルの活用法をサクッとチェック！
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※基本機能は無料でご利用いただけます。データの保管期限や機能に一部制限がございます。

山本様　以前まで次月利用予定の調整および作成に毎月丸1日～2日かかっていたのが、今では2時間ほどで完了するようになりました。

事前に曜日ごとのプログラムを設定しておいて、利用者と利用時間を選択します。こちらで設定が終わったら、コノベルで保護者様にお知らせしています。

小林様　紙の利用申請の作成に使っていた時間は、運動療育のメニュー考案など、療育に時間を使えるようになりましたね。

今月の利用予定をアプリのカレンダーから確認できるので、保護者の利用忘れを防ぐのにも役立っています。

「無料でもここまでコスト・時間の削減ができるんだ」と、本当にびっくりしました！

山本様　これまで電話で話していた保護者とのやりとりがコノベルで完結するようになりました。

保護者からの欠席連絡はアプリで受け付けています。
導入当初はプラスアルファの機能かなと捉えていたのですが、想像していたよりもずっと便利でした！

保護者様が手の空いたときにアプリからボタン一つで連絡してもらえるので負担も少ないかと思いますね。

欠席加算の対応があるので、加算対象の欠席は電話で連絡をもらうようにして、それ以外はアプリで入力してもらうようにしています。

※欠席連絡は「●日前までならアプリで連絡を受付」など締め切り日時を設定することも可能です。

施設から保護者に向けて連絡を送れるメッセージ機能をよく使っています。

送付先は個人だけではなく、利用者様の一覧を好きなグループ（●曜日利用者のみ）で分けることができるのが便利で。
全体に向けた周知事項や空き枠のご案内などをお送りしています。

メッセージはアプリで通知されるので確実に見ていただけると思いますし、保護者の既読がつくのも便利です。「未読者に再送する」というボタンもあるので、リマインドも楽になりましたよ。

そうです。サンクスは保護者様送迎なので連絡事項があるときだけ記入いただいています。

アプリになってよかったことが、『今日は足をケガしているので気を付けてあげてください』といった要望を受け入れ準備前に知れることです。

お子様が来る前にスタッフに周知して、連携の流れを相談したり、活動内容を調整したりと前もって準備できるので心強いですね。

長期休暇の際、利用時間の希望を各ご家庭に伺っていたのですが、今はそれもコノベルのアンケート機能で行っています。

もともとは紙媒体で配っていたので、持参忘れがあったり、お休みが続いた子には渡せなかったりしていたのですが、コノベルで実施するようになってから回答率も上がりました。

何度も使うアンケートは文面をテンプレート化できるので、登録して使っています。

小林様　印刷コストとしては、コピー用紙100枚セットが200円ほど、トナー1本が7000円ほどかかります。

明確な費用の変化は計算していないのですが、実感としては紙の購入頻度が減りましたし、確実にペーパーレス化につながっている実感はありますね。

もともと、保護者に配布していた印刷物はこの３つです。

・利用予定カレンダー（カラー）　約15枚／月
・長期休暇の利用予定アンケート　約50枚／都度
・その他お知らせ　約50枚／都度

「かわいらしいカレンダーで少しでも保護者に和んでもらえたら」という思いで見栄えのよいテンプレートを使いカラー印刷していたので、時間もコストもそれなりにかかっていました。

小林様　私はどちらかと言うとアナログな人間なのですが、アプリに切り替えることに戸惑いはありませんでした。

紙媒体で出すから見栄えにこだわっていましたが、アプリには紙媒体にはない「情報伝達の速さ」というそれ以上のメリットがあります。

紙の温かみよりも、保護者に情報を速く、正確に届けることの方が重要だと思いますしね。

保護者からも紙の方がよかったという声は今のところ聞かないので、アプリへの満足度は高いのではないでしょうか。

山本様　オンラインデモで営業担当の方から一通り説明を受けていましたし、最初のセットアップにはそこまで困らなかったと思います。

いろんな画面を開いて調べていく中で、少しずつ慣れていきました。

利用者登録（お子様の名前・学校・保護者情報の登録）には少し時間がかかった記憶がありますね。導入から保護者全体への周知までに何カ月かあったので、合間を見て少しずつ進めました。

山本様　そうですね。2024年の2月に問い合わせをして、2024年の4月からお試し運用をスタート、最終的に6月から本格的な運用を開始しました。

山本様　以前よりも気軽に連絡をしてくださる方が増えたように思います。

お休みや振替のやり取りが密にできますし、感染症の潜伏期間の報告や、学校でのお困りごとを送ってくださるようになりました。

コノベルだと電話と違って相手の時間を奪わないので、保護者の方も気軽に送れるようになったのではないでしょうか。

小林様　利用者の休みの連絡をコノベル上で職員全員がいつでも確認できるようになって、心理的にも楽になった部分が大きいのではないでしょうか。

連絡に目を通すのが自分一人だけじゃない、他の職員もチェックしているという安心感はあると思います。

山本様　操作もわかりやすく、基本的には毎日便利に使わせていただいています。

基本的に日々こまめに確認しているので大丈夫なのですが、トップ画面に遅刻者一覧が出たり、欠席連絡の通知音が鳴ったりすれば、もれなくチェックできるのでありがたいと思います。

小林様　管理者の立場からしたら、スタッフの業務負担を軽減してあげたい気持ちがすごくあります。でも代わりに自分がやればいいという問題ではないんですよね。

事務的な業務にかかる時間はなるべく短縮して、スタッフ自身のやりたいことに時間を使ってほしいんです。それこそ、浮いた時間をスタッフ同士のおしゃべりに使ってもいいと思っているんですよ。

行政からの要請は増える一方なので、どうやって業務効率を上げるか？ということはこれから真剣に考えていかなければなりません。

だからこそ、コノベルのような便利なシステムを使って、「時間のゆとり」というお金で買えない価値を生み出していけたらいいなと思っています。