課題と感じていた連絡帳業務が効率化でき、利用者と向き合う、療育の時間がきちんと取れるようになりました。

放課後等デイサービスができる前､2005年に開所

放課後等デイサービス おひさまについて教えてください。

放課後等デイサービス おひさまは､放課後等デイサービスが児童福祉法で新たな支援として位置づけられる以前の2005年に､特定非営利活動法人でっかいそら（2005年設立・横浜市瀬谷区）によって､余暇活動支援事業所「おひさま」として開所しました。その後､児童福祉法で新たな支援と位置づけられた2012年以来､放課後等デイサービス おひさまとして運営しています。
母体であるNPO法人でっかいそらは､「あきらめない」､「投げ出さない」､「くじけない」を基本理念に、高齢者や障がいがある方々の個々の問題にきめ細かく対応するために、福祉に携わっているものと障がいがある子どもの親とで､1年間の準備期間を経て2005年6月に立ち上げました。現在､放課後等デイサービス おひさま以外に､グループホーム事業､生活介護事業､就労継続支援A型､就労継続支援B型､指定特定相談・指定障がい者相談､高齢者介護サービス､障がい者介護サービス､子どもの生活塾､自主制品管理部などを手がけ､高齢者や障がいがある方々にきめ細かく対応しています。

放課後等デイサービス おひさまの特徴について教えてください。

事業所によっては､障がいの内容によって受け入れを限定しているところもあります。おひさまでは､障がいの内容ではなく､当所に見学に来ていただいて､気に入っていただけたなら､来るもの拒まずで基本的に受け入れています。ですので､他の事業所に断られて困っていらっしゃった方にも大勢ご利用いただいています。

実は2022年度末に､別途運営していた「ひだまり」という障がいが軽度の方を受け入れていた事業所を､おひさまに統合しました。そのため本当に重度の方もいれば､一見障がいをお持ちかどうかわからないお子さんまで幅広くいらっしゃいます。そのため､専門的な支援とか特別な支援といったことができにくくなっていることが､課題ではあると捉えています。

現在､1日の定員は30名で､1階と2階それぞれ15名ずつとなっています。1階は比較的重度の方が多く､小学校低学年が中心です。2階は机で座学ができる子どもたちが中心で､高校生など比較的大きな子が中心です。

放課後等デイサービス おひさまを運営するNPO法人でっカいそらのWebサイト

秋山さんはいつから責任者を務めているのですか。

2023年2月からです。入社6年目ですが､それまでは一スタッフでしたので､今は勉強しながら､他のスタッフの協力を得て運営している状況です。前の方が良かったといわれないように､努力を続けています。スタッフにも先輩がいますし､利用者の中にも私が入るずっと前からおひさまのを利用している方が大勢います。私が何もわからない､入った頃をご存知の方も多いので､そういう意味では親しみやすいのではないかと思います。NPO法人としては､生活介護もありますし､就労継続支援もありますので､長いおつきあいになる利用者にきちんと寄り添っていきたいと考えています。

コノベルの正式リリースと同時に導入

放課後等デイサービス おひさまでは、VISH株式会社の放課後等デイサービス向けクラウドサービス「コノベル」を2023年4月に導入して､活用されています。導入の経緯を教えていただけますか。

当所では保護者との日々のコミュニケーション手段として､ノートタイプの連絡帳を利用してきました。その運用について､ずっと疑問を感じていたんです。
まず連絡帳は利用者が持っていますので､保護者からの情報を利用者が当所に来るまで知ることができません。そして利用者が帰るときには､当所からの情報や連絡を連絡帳に記入して､持って帰ってもらわなければなりません。そのため本来なら利用者と向きあう療育の時間を割いて､連絡帳を書く作業時間にあてなければなりませんでした。利用時間の途中で書きますので､その日1日の活動すべてを書くこともできません。一方で保護者も子どもを送り出したり､支援学校まで送っていく前､つまり忙しい朝の時間を割いて連絡帳にその日の様子などを記入していました。
お互いに時間がない中で連絡帳を書くことは､合理的ではないと感じており､何か代替手段がないかを探していました。

連絡帳の代替手段はどうやって探したのですか。

まずインターネット検索で「連絡帳アプリ」とか「電子連絡帳」といったキーワードで調べました。上手く活用できるかもしれないと思った3～4社の資料を集め､VISH株式会社ともう1社に話しを聞きました。もう1社はシステムが保育園向けのサービスで､いい内容の機能もありましたが､放課後等デイサービスには必要ない機能もたくさんありました。
VISH株式会社のコノベルは放課後等デイサービス専用のシステムで､自分が必要としている機能がきちんとあり､余計な機能がないところがいいと思いました。また､どんどんアップデートしていきます!､という説明にも惹かれました。
アップデートも､もう1社は保育園に関する機能がどうしてもメインになってくると思われました。その点､放課後等デイサービス専用のコノベルなら､放課後等デイサービスに合わせたアップデートをしてくれると判断しました。

2023年4月に正式リリースをするというお話でしたので､そのタイミングで当所はコノベルを導入することを決めました。

「放課後等デイサービス専用のシステムなので､コノベルを導入しました。」と責任者の秋山友秀様

コノベルの導入はスムーズに行えましたか。

当所での準備はそれほど大変ではありませんでした。ただ､保護者の意向もあり､100％コノベルに移行できたわけではありません。
スマートフォンをお持ちでも､紙でのやり取りがいいという方や､高校3年なので後1年だから今まで通りでいい､という方などです。ですから､1割程度の保護者は今まで通りの紙の連絡帳でのやり取りになっています。こうした対応は保護者の意向を尊重しています。

実際にはコノベルのどのような機能を使用していますか。

連絡帳はもちろんですが､利用申請機能を使っての利用予定提出､欠席・遅刻・早退連絡､メッセージ配信､掲示板､アンケート機能などを活用しています。

課題と感じていた連絡帳が効率化でき､療育に向き合う時間が増えた

コノベルの導入効果､運用の工夫について教えてください。

「課題と感じていた連絡帳だけでも､かなりの改善と効率化ができ､療育にかける時間をきちんと取れるようになりました」と責任者の秋山友秀様

1. 1日の活動すべてを見てから連絡帳が書ける。

以前は療育中に書かざるを得なかった連絡帳ですが､コノベル導入後は1日の活動が終わってから記入できるようになりました。当所ではその日のスタッフを送迎担当と､連絡帳を記入する担当に分け､分担して行っています。担当もできるだけ固定化しないようにして､送迎､連絡帳記入の両方を行えるようにしています。
そのお陰で療育中は療育に専念できるようになり､今まで以上に子どもたちときちんと接する時間が取れるようになりました。

2. 保護者も朝の時間に余裕ができた。

保護者も子どもを送り出すまでに連絡帳を記入する必要がなくなり､朝の時間を余裕持って過せるようになったとお聞きしています。連絡帳の記入は午前中を目処に保護者には記入をお願いしています。

3. 利用者の状況を把握して療育に臨める。

以前は利用者が当所にやってくるまで連絡帳を見ることができないため､保護者が記入した内容を知るのは療育が始まってからでした。大事な連絡があったとしても､それを知ってからできることは限られていました。今ではお昼を目処に保護者に連絡帳に記入してもらいますので､療育を始める前､利用者を迎えに行く段階で保護者からの情報を把握して対応できます。今まで以上に利用者に寄り添った療育が可能になりました。

4. メッセージ配信､掲示板で保護者との連絡にかける時間が軽減された。

メッセージ配信､掲示板もかなり活用しています。連絡を一括で送信できることは､ずいぶん楽になったと感じています。以前は1件1件電話で連絡したり､文章を作成してお手紙を作って印刷していましたから､こちらから発信することに関しては､ずいぶん効率化できました。また､すべての利用者が毎日利用するわけではありません。週1回の方の場合､紙ベースの連絡だと､こちらから発信して返信が来るまで2週間かかっていました。そうしたことがなくなりましたので､保護者との連絡もスムーズになりました。

5. さまざまな情報がコノベルで一括管理できる。

100％コノベルを利用してもらえていませんが､例えば利用予定の提出がまだ紙ベースの方もいらっしゃいます。その場合はこちらで利用申請機能に入力しています。こうすることで､コノベルに情報を集約できます。以前だとさまざまな情報が別々の場所や紙で保管されていましたので､何かを調べたり､統計を取る場合は､一つひとつ探して持ってくる必要がありました。今ではすべての情報がコノベルで管理､集約されていますので､必要な情報をすぐに見ることができます。

放課後等デイサービス おひさまに貼ってある心がけの言葉。

意見も伝えていきますので､アップデートに期待

コノベルの評価を教えてください。

今後の期待を込めて80点ですね。今後の期待の部分としては､スマートフォンでもっと見やすくなることに期待しています。お願いしたいのは､予定表のダウンロードが利用者ごとにできるようになると助かりますので､ご検討をお願いします､また､予定表やパソコンでのインターフェイスの部分がもっとよくなって､使いやすくなることに期待しています。

コノベル並びにVISH株式会社へのリクエストや期待がありましたらお教えください。

当所としてはより活用していく方向で､まだ私が操作している内容についても､担当者を決めるなどスタッフ全員が操作できるように進めています。そんな際にサポートに連絡することがあるかもしれませんので､よろしくお願いします。

当所はコノベルのリリースと同時に使い始めています。今後､より使いやすくなるように､どんどん意見も伝えていきますので､アップデートに期待しています。

責任者の秋山友秀様（右）と弊社・柳田（左）