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放課後等デイサービスの実績記録票の書き方
実績記録票とは、放課後等デイサービスで使われるサービスの提供実績を記録した公的書類です。報酬の算定に必要な重要な書類であるため、正しく記録して保管することが大切です。
実績記録票は実地指導においても注意深く確認される傾向にあるため、以下のポイントに注意して作成しましょう。
規定の項目を網羅した形式で作成
報酬算定の際に実績記録票を通じて、支援時間や加算に関係する記録を確認するため、国が規定する項目を網羅した形式での作成が必須となります。
自治体のサイトで規定を満たした様式をExcelダウンロードできるよう用意しているケースも多いため、各サイトを確認してみるとよいでしょう。
参考：令和3年4月～提供分 障害福祉サービス等請求関係様式ダウンロード／ウェルネットなごや（名古屋市運営サイト）
https://www.kaigo-wel.city.nagoya.jp/view/wel/provider/specification/seikyuyoushikiR3.html
保護者の確認が必要
実績記録票は、個別支援計画などと同様に保護者の確認が必要になります。
「利用時間」「送迎の有無」「各種加算」が正しいかを確認のうえ、押印・レ印・サインなどを記してもらうようにしましょう。
システムを導入している場合、保護者が内容を確認したボタンを押すことで、確認済みとみなすデジタルサインが対応できるアプリもありますが、デジタルサインの可否は各自治体に事前にお問い合わせください。
2024年4月以降、改定後の形式での作成が必須に！
報酬改定の実施により、2024年（令和6年）4月以降、新形式を用いた記録が必要になりました。
各施設の適切な運営管理および報酬の支払いを実現するために、利用時間に応じて算定時間数を実績記録票に記載するようにしましょう。
2024年の改定後における実績記録票の変更点
続いて、2024年（令和6年）4月の報酬改定以降、実績記録票の形式がどのように変わったかを解説します。
【注意】支援の実利用時間の記録が必須に
報酬改定で時間区分の考え方が創設されたことにより、実績記録票では支援の実利用時間の記録が求められるようになります。
原則として基本報酬の算定は、個別支援計画には個々の利用者における支援の「計画時間」に基づいて計算します。
ただし「実利用時間」、つまり実際に支援を行った時間に関しては、実績記録票への記録が求められます。
そのため、基本的には計画時間で請求を行うことに問題はありませんが、計画時間と実利用時間が大きく異なると実地指導監査の際のチェックの対象になります。
計画時間と実利用時間が異なる日が続くようであれば、個別支援計画の見直しを行う必要があるでしょう。
計画時間から実利用時間が変更になった際の対応
お子様の予定調整や体調不良などにより、突然利用する時間が変更するケースもありますよね。
その場合は、実績記録票にて正しい実利用時間を記録する必要があります。
もし計画時間よりも、実利用時間が短くなった場合、下記のように対応します。
- 利用者の都合により支援時間が短縮された場合については、計画時間により算定する
- 事業所の都合により支援時間が短縮された場合については、実利用時間により算定する
報酬改定後の実績記録票の記入例
報酬改定後の新様式における実績記録票の記入例を紹介します。
引用：報酬算定構造・サービスコード表等 （３－２）実績記録表（記載例）／厚生労働省
https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000174644_00018.html
改定後の新様式で追加された項目
2024年（令和6年）の報酬改定に伴い、実績記録票に以下を記録するよう形式が変更されました。
- 算定時間数
- 家族支援加算
- 延長支援加算
- 集中的支援加算
- 専門的支援加算（支援実施時）
- 通所自立支援加算
- 入浴支援加算
- 子育てサポート加算
- 自立サポート加算
- 集中的支援加算支援開始日
改定後の新様式で削除・変更された項目
これまでの実績記録票の形式から、以下の項目が削除もしくは変更されています。
- 家庭連携加算、事業所内相談支援加算を削除
- サービス提供の状況の吹き出しを変更
- 備考に「家族支援加算」及び「事業所間連携加算」の記載を追加
- 備考から「家庭連携加算」「事業所内相談支援加算」「欠席時対応加算（II）」を削除
児童発達支援・放課後等デイサービスでは実績記録票を正しく作ろう
2024年（令和6年）の報酬改定によって、実績記録表は算定時間数や加算に関係する記録を取る新しい形式への変更が必要になりました。
報酬算定に関わる書類のため、実地指導においても細かく確認されることが予想されます。
改定された項目を確認し、正しい形式で実績記録票を作成・管理していきましょう。
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保護者からの利用申請から利用時間を自動で反映！
保護者が入力した利用申請から、サービス提供の開始時間と終了時間を自動反映します。
手書きでの転記作業が不要になり、人の作業によるミスの可能性も下げることができます。
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保護者にはアプリで通知が送られてくるので、手元のスマホで確認サインを完了することができます。
基本機能は無料で利用可能*2。タブレットでの利用もOK！
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(*1デジタルサインの可否は事前に各自治体にお問い合わせください。 *2実績記録票を含む一部機能は有償で提供となります。)
