コノベルの導入で利用申請の保護者負担も施設負担も軽減することが出来ました

子どもたちの可能性を広げる場所に

放課後等デイサービスあろについて教えてください。

放課後等デイサービスあろは2021年4月に開所し、現在は22名ほどのお子さんが登録しています。毎日10名程度のお子さんが来所し、4〜5名の職員で療育を行っております。職員は全員保育士の資格を持っております。重度の知的障がいの子が多く、集団での活動が難しいお子さんもいらっしゃいます。そんな子どもたちが少人数でも活動できるように、子どもたちが自発的に動ける環境を重要視しております。子どもたちが自分の得意、不得意を見つけ自分の得意分野を増やしていってほしいと思っております。長期休暇やお休みの日があると、おでかけや活動も行っております。様々な体験や学習経験を通じて子どもたちの興味を引き出し、可能性を広げるための場所でありたいと考えております。音楽を心から楽しんだり、体験を通じて本当の意味での学ぶことの楽しさを知ったり、さまざまな経験を通じて自信を持てることを増やしていきたいと思います。

放課後等デイサービスあろの外観

保護者の負担も軽減

コノベルを導入する前の課題を教えてください。

紙での利用申請の対応に課題を感じていました。
コノベルを導入する前の2年半の間は、保護者との連絡は基本的に電話やLINE、連絡ノートでのやりとりがメインで利用申請に関しては紙媒体で行っておりました。利用申請の締め切りまでに提出が無いことも多く、課題に感じておりました。
また、ご提出いただいた利用申請のカレンダーを職員がExcelに都度転記をしたり、手入力したものを職員同士で確認したりしておりました。急な休みなどの欠席連絡は電話やLINEで来ることが多かったです。

コノベルを導入しようと思ったきっかけを教えてください。

ネットのニュースやFAXで知ったのがきっかけです。
利用申請がスマホでできるというのを見て、どんなものなのか知りたく問い合わせをしました。毎月の利用申請がスマホでできるならば保護者の負担も減るかと思い、興味を持ちました。

他のシステムとの比較検討はしましたか？

比較検討しましたが、費用面の点でコノベルにしました。
また、コノベル内でデータを出力したり、データ保管もしたかったので有料版(コノベリストプラン)に決めました。
もともと利用していたシステムでは連絡帳を印刷する必要があったので、現在も変わらず複写式の連絡帳を利用しています。
コノベルでも連絡帳機能は利用していませんが、コノベル上で簡単にやり取りができるので、今後は連絡帳もシステム化していきたいなと考えております。

施設での子どもたちの様子

コノベルを導入して変わったことを教えてください。

1つ目は、当日の欠席状況を１つの画面で確認できるようになりました。
当日の朝までの欠席連絡は、保護者かられんらくアプリを使って、直接欠席連絡を頂くことで、コノベルから欠席状況を簡単に確認できます。登園直前の急な欠席については、電話やLINEで対応しております。

2つ目は、利用申請の管理のペーパーレス化ができました。
コノベルを導入する前は利用申請を紙で配布し、記入してもらって返してもらっていました。保護者からもあった通り紛失したり、期日に返して頂けなかったりして課題も多かったのですが、コノベルで利用申請を行うようになってから、Excelへの転記作業も減りまた、今まで職員が手書きで確認をしていた部分も無くなり負担が軽減されました。
紙での配布も減り、ペーパーレスを叶えられていると思います。

3つ目は、活動記録の一括管理も可能になりました。
ヒヤリハットなどもコノベルの活動報告に集約することに決めていますのでそういった施設内の書類管理なども楽になりました。

慣れてきてから使う機能を増やしていく

コノベルを導入するにあたって工夫したことはありますか？

導入当初は、職員は今までのスタイルが変わることに多少の抵抗感がありました。でも、今は正社員が中心となって使ってくれています。
最初は利用申請の機能から使い始め、次はコノベル上で掲示板やメッセージ機能をつかって写真をアップしたりして、保護者の方々へお子様の様子をわかりやすくなるようにしてます。
コノベルで使う機能は、慣れてきてから段階的に使う機能を増やしていきました。
今は職員から積極的に当日利用する子どもなどをタブレットで確認をしたりしてくれています。

保護者への説明はどのように行いましたか？

導入する時に、保護者の方へこうゆうのあったら嬉しいか、より便利になるかの確認を行いました。保護者からあったほうが楽という意見や、紙だと紛失してしまうという声もありましたので、導入しようと決めました。最初にシステム導入に関して前向きな保護者数名に登録してもらってから本格導入をしました。

コノベルに改善してほしいことや欲しい機能などはございますか？

1つ目は、保護者からの連絡に対して施設側から「確認しました」などのボタンがあるとより使いやすいなと思います。
保護者によっては、確認してもらえたかどうか不安になって連絡を頂くことがありますので施設側が確認したことを何等かの形で保護者へお伝えできるようになると嬉しいです。

2つ目は、チャット機能があるとより保護者との連絡が便利になるかと思います。
保護者との距離を身近にできますし、保護者との連絡方法をコノベルのみになるといいなと思います。

3つ目は、利用申請締切後でも、保護者の画面から空き人数がわかるようになると嬉しいです。

今後の期待としては、個別支援計画書の作成など放課後等デイサービスで必要な機能がどんどん増えてくるとコノベルで集約することができるようになります。