無料プランでペーパーレスを推進。年間約2000枚の印刷コストを削減！保護者連絡アプリがもっと業界で広まれば

田中様　児童発達支援・放課後等デイサービス おんぷは、2019年に開所した多機能型事業所です。

「おんぷ」という名前には、一つひとつ音階が異なる音符を子どもの個性に見立て、一人ひとりの個性を大切にしていきたいという思いが込められています。

よく『音楽に特化した療育を提供している』と間違えられるのですが、身体を動かしたり教具を使った活動を取り入れたりしながら、お子様の発達を全般的に見守っています。

理学療法士や作業療法士、保育士等の専門資格を持ったスタッフとともに、日々子どもたちの成長を支えています。

田中様　「連絡帳」や「保護者とのやりとり」といった保護者連絡を行えるシステムがないか探していました。

田中様　当時、すでに請求システムを導入していたので、単機能で保護者連絡・連絡帳機能だけを使えるシステムを探していました。

というのも、以前請求システムをまるごと入れ替える際、準備がとても大変だったんです。既存のシステムは職員も慣れているので、「連絡機能だけを使える」システムを探していました。

田中様　手書きの書類がすごく多かったんです。
例えば保護者に確認を依頼する書類で言えば、連絡帳ともう少し詳しく記入した書類、さらに職員同士でお子様の様子を共有するための記録……３種類も似た内容の書類を作っていました。

紙の書類だと紛失のリスクもありますし、何度も重複して同じ内容を書くので一つにまとめたいと考えていたんです。

報酬改定ごとに自治体から要求される記録は増えていくので、2024年の報酬改定を機にシステムの導入をしたいと思っていました。

田中様　当時は紙のおたよりを配っており、いつもお帳面に挟んでお子様経由でお渡ししていました。

しかし、今の時代、連絡アプリを導入している保育園・幼稚園も多いので、保護者の方もアプリで連絡が来るのに慣れているんですね。

お帳面に挟んだ紙を見ない方、紛失する方がいらっしゃることに悩んでいて。

「時代に合わせて変えていかないと」と考えて、おたよりをPDFデータで送れる・既読の確認ができるシステムを探していました。

田中様　まずはネットでシステムのことを調べました。ネット上で得られる情報から、「連絡帳や保護者連絡のシステムならコノベルがいいな」と判断して、お問い合わせを送ったんです。

詳しく話を聞くと、コノベルでは連絡帳や保護者連絡は無料プランで利用できるとわかって安心しました。

費用の負担がないので、「実際に運用してみて、もし都合が悪ければその時に変えればいいだろう」と考えて導入を決めました。

田中様　今は、連絡帳、利用カレンダーのお知らせと欠席連絡の受付、保護者とのメッセージにコノベルを活用しています。

田中様　紙の連絡帳は完全にコノベルアプリに移行しました。

連絡帳の記入は、個別活動に関してはその日の支援を担当した職員が行っています。
お子様が帰る前に10分間クールダウンの時間を設けているので、その際に入力しています。

集団活動に関しては、協力しながら手分けして入力しています。

紙の連絡帳を使っていた頃に比べて、支援時間をしっかりと子どもたちとの関わりに使えるようになりました。

田中様　コノベルを導入して、利用予定の共有や欠席連絡の受付もアプリで確認できるようになりました。

田中様　当事業所では、曜日・時間で細かく利用パターンが決まっているので、施設側で予め月ごとのカレンダーを入力して保護者が確認できるようにしています。

保護者は利用カレンダーを見て、通所できない日はアプリから欠席連絡を送ることができます。

スタートギリギリの時間でもアプリで連絡できるよう、欠席連絡の締め切りは設定していないので、業務の合間でコノベルを確認するようにしています。
欠席加算対応が必要な方には、夕方など都合のつきやすい時間を見計らって電話をかけています。

田中様　保護者との連絡事項は、コノベルを使えばグループ別（利用曜日別など）にまとめて連絡を入れられるのが便利です。

田中様　今は保護者連絡ではSMSをメインに使っています。

事業所用スマートフォンを使用しており、業務時間外の対応は困難なため、夜間や休日の連絡に返信しなければならない状況は避けたいなと考えてSMSにしています。

LINEを使っている施設と話をした際、四六時中スマホを持ち歩き、土日も連絡に対応しなければならないことがあると聞いたことがあるのでそれは避けたいなと思っています。
また、スタッフと保護者が個人アカウントでつながってしまうことで、トラブルの懸念もありますよね。

田中様　無料プランでも保護者とのチャットが使えるんですね。今度試してみます！

田中様　これまで全員に配っていた新聞を、コノベル上の掲示板で公開するようにしました。

一番大きいのは紙の削減によるコストカットにつながったことですね。
毎月最低でも１回は案内文等があり、50人分をカラー印刷したり、記録用紙やお帳面も準備したりしていたので、年間2000枚以上は確実に削減できています。

　月1回 × 約50名＝年間2000枚

家庭用プリンターの高機能なものを使っているので、インク代も少々痛かったんです。
コノベルで配信するようになって、インクの購入頻度は3カ月ごとから半年～5カ月に一回ほどになりました。

コノベルにはチャットや掲示板の他にアンケート機能もあるので、今試している最中です。来年度の予定などを保護者に確認するのに使いたいなと思っています。

田中様　保護者の皆さんはアプリに慣れている印象で、「最初は操作の質問が来るかな」と思っていたのですが、とくに戸惑いの声などはありませんでした。

保育園や幼稚園では連絡系のアプリが導入されていることも多いですしね。
「れんらくアプリ」を既に通っている保育園や幼稚園で使っていたという方もいらっしゃいました。

田中様　職員もみんな、すぐに慣れてくれましたね。一度使い方を伝えたらすぐに使いこなしていて、いい意味で驚きでした。

事業所のスマートフォンを1台デモ機にして、アプリを入れて「保護者の方がメッセージを開封できるか、どんな風に連絡が来るのか」などを確認しています。

田中様　【事業所内で共有する情報の入力、保護者へ伝える内容の入力を、システムの違いで切り分けられる】ということですかね。

請求ソフトで作成している支援記録は、職員間でお子様の様子を共有するために書いたものです。

保護者の方に発達のことを伝えるときは、専門用語などでわかりにくくならないようにいつも言葉を選びながら慎重に伝えています。だから、どうしても支援記録の内容をそのまま保護者に共有することに抵抗があります。

その点、今は『コノベルを使っているときは保護者向けの文章を書く時』と頭を切り分けられるメリットはあるかなと思います。

入力の手間は変わりませんし、何より保護者の方に不安や混乱を与えてしまうことは避けたいです。
本音はすべて同じシステムでできたら費用的にもありがたいとも思いますが、今後も同じように対応したいなと思います。

田中様　今、保育所や幼稚園では連絡アプリの導入がかなり進んでいます。
放デイ事業者でも同じように、保護者連絡へのアプリ活用がもっと広まってもいいのではないかと思いますね。

特に、登録児が多かったり、保護者とのやりとりの頻度が多い施設にはおすすめです！
やはり、保護者連絡は当然ですが個人スマホではなく、職場のタブレット・PCへと切り分けたいですからね。

すでに別の請求システムなどを入れていても、コノベルは連絡のみを単機能で使えるうえ、システムの導入も負担なく行えるので、お困りの施設にはぜひ使ってみてほしいなと思いますね。