かゆいところに手が届く「ちょうどよさ」が魅力。コノベルで保護者連絡や利用者情報の管理をデジタル化
Uo-Sao’（ウオーサオーダッシュ）
代表 大谷慧様
その他の導入事例
Uo-Sao'（ウオーサオーダッシュ）は、2024年5月から兵庫県神戸市灘区で運営する多機能型の児童発達支援・放課後等デイサービスです。紙の連絡帳や保護者様とのやり取りをデジタル化したい思いで、開所すぐの2024年6月よりコノベルを導入しました。今回は、Uo-Sao' 代表の大谷 慧 様に取材を行い、コノベルの導入理由やメリット、システム化の魅力などについて詳しくお話を伺いました。
▼コノベルYouTubeチャンネルにてインタビュー動画を公開中！
目次
Uo-Sao'（ウオーサオーダッシュ）について
Uo-Sao'は、2024年5月に開所した多機能型の児童福祉施設です。
当施設では、私の前職場でも取り入れていた「リズムトレーニング」という音楽療育をアレンジしたオリジナルプログラムと「ABA（応用行動分析）」を活用した療育を主に提供しています。
私自身も療育の現場に立っており、従業員たちとともに日々子どもたちの成長に向き合っています。
また、施設の地下には音楽スタジオを併設しており、子ども向け音楽教室も開催しているんです。
厳しく基礎を教え込むのではなく、『音楽を楽しいと思える教室』をテーマに、ドラムとピアノを教えています。
ペーパーレス実現のため開所時からコノベルを利用
ウオーサオーさんでは、開所すぐの2024年6月からコノベルをご利用いただいています。開所前から「システムを導入しよう」と考えておられたのですか？
そうですね、前職で働いていた児童福祉施設では紙の連絡帳を使っていたのですが、個人的にはずっとデジタル化したいと感じていました。
紙の一番のデメリットは、「データとして残らない」という点だと思っています。ページを破ったり汚したりしたら、過去の情報を確認できなくなります。
言った、言わないのトラブルは避けたいですからね。
たしかに、情報管理の観点ではデジタルの方が確実ですよね。
それに加えて、開所する事業所ではできる限りペーパーレスを実現したいとも考えいたんです。
前の職場では基本的に紙での運用でしたが、かなりコストがかかっていると日々感じていました。
・コピー機の契約やインクの購入にかかるランニングコスト
・アンケート集計やお手紙の配布に必要な人的コスト
など、紙の印刷や管理には費用的にも時間的にもコストがかかります。
業界的にはまだまだアナログ文化が根強いですが、新しく事業所を作るからこそ、こうした業務効率化は実践していきたいと考えていました。
システム選定の基準は連絡機能の充実性
システムを選ぶ際は、どんな基準で探しましたか。
機能の充実性ですね。
連絡帳機能だけでなく、おたよりの配信やメッセージといった連絡機能が充実しているかもチェックしていました。
まずはネットで情報収集をして、何社か資料請求をしました。
コノベル以外には、どんなシステムが候補だったのでしょうか？
保護者連絡システムのほかに、国保連請求ができるシステムも検討していました。
月々3万円で請求と連絡の両方ができるシステムも見たのですが、「最初から費用が高すぎるのはちょっと不安だな…」と感じ、月額1万円程度を目安に探していました。
請求システムは、開所が報酬改定と重なったこともあり、前の職場で使い慣れてるものを使うことにしました。
その中でも、コノベルは費用とシステムの使い勝手のバランスがいいなと感じたんです。
できることも幅広いですし、デザインのよさも魅力でした。
コノベルは無料プランで連絡帳やメッセージなどの機能を使うこともできます。その中で有料プランをお選びいただいた理由はありますか？
無料と有料、それぞれできることを比較した際に、「ずっと使い続けることを考えると、無料だと少し物足りないな」と思ったからです。
それに、無料でダラダラと使い続けるよりも、お金をかけてしっかり運用に乗せたいとも考えていたんです。
忙しいとすぐ後回しにしてしまうので、自分を奮い立たせる意味合いもありましたね。
あとは、「機能アップデートをどんどんする」という内容をコノベルのブログで見かけ、
『今後もユーザーの要望に応じて使いやすくなっていくんだろうな』という期待が持てたというのも理由の一つですね。
導入時に大変だったことはありますか？
システム導入時の設定は、すんなりと進んだ印象ですね。
私が開業にまつわる業務で忙しかったこともあり、社員のスタッフにお願いしました。
社員はデジタルに慣れている世代ということもあり、スムーズに対応してくれたと思います。
保護者様に周知する前に、事業所のスマートフォンを使い仮登録していろいろと試してみるなど、テストしながら進めてくれました。
施設内の様子。
連絡帳やチャット機能のほか、実績時間の記録にもコノベルを活用
コノベルでお使いいただいている機能について教えてください。
保護者連絡（連絡帳、保護者チャット、アンケート）などのほか、実績時間の記録や利用者情報の管理にもコノベルを使っています。
連絡帳
保護者アプリでの連絡帳記入イメージ
いつでもどこでも確認や記入ができることが便利ですね。
たとえば、送迎前後の待ち時間や、子どもたちを送った後に施設へ帰る道中など、隙間時間に事業所用のスマホから入力できるようにしています。
同様に保護者様もいつでもどこでも入力できるのがメリットです。
コノベル編集部
送迎に出る直前にスタッフが確認できるよう、保護者様からの連絡事項の入力時間の締め切りを設定することもできます。
チャット機能
コノベルのチャット機能のイメージ
保護者様への連絡事項がある際はコノベルを使うか、電話をかけるようにしています。
以前は公式LINEを利用していたのですが、LINEはほぼSNS的な感覚で使うアプリなので、保護者様も無意識に距離感が近くなってしまうんですよ。
夜遅い時間にLINEが来ていて見落としてしまうことも多かったので、切り分けるためにも専用アプリを使うようにしています。
ただ、常にアプリを見ている方は多くないので、緊急の連絡をどう伝えるかは課題ですね。
コノベル編集部
コノベルには複数人の保護者様に一斉送信できるメッセージ機能もございます。
お急ぎの連絡がある場合、「チャット未読の方を絞り込んでメッセージを送信する」ということも可能です。
アンケート
コノベルのアンケート機能のイメージ
面談日の日程調整、夏冬のイベントの参加可否などを保護者様に聞くときに、コノベルのアンケート機能を使います。
アプリでアンケートが取れるようになって、すごく便利になりました。
紙でアンケートを取るとなると、印刷して保護者様に渡して、記入いただいたものを回収して…と工数が膨大になります。
『この時代にいつまでこんなことをやるんだろう』という思いもありましたから、システム化で一番やりたかったことと言っても過言ではないかもしれません。
入退室打刻
コノベルの入退室打刻画面のイメージ
実績時間の記録を残しておくために、コノベルで入退室の打刻をするようにしています。
送迎担当のスタッフが、お子様が施設に出入りする際にスマホで入室・退室のボタンを押すという流れです。
請求作業の際は、コノベルから入退室時間をCSVデータで出力し、請求ソフトに入力していますね。
コノベル上で実績記録票を作成することもできますが、今はどのように運用していますか。
神戸市では、コノベルで作成できるデジタル実績記録票が認可されるか現状微妙なライン*なんです。
今は紙の実績記録票を作成していますが、デジタルでOKと市から認可が出たらスムーズに移行できるよう、コノベルでも記録を残すようにしています。
*自治体によって監査の対応は異なり、既にデジタルでの実績記録票の作成が認可されている市区町村もございます。気になる方は、施設を管轄する各自治体へご確認くださいませ。
利用者管理
他にコノベルを使っていて便利だなと思うポイントがあれば教えてください。
利用者情報の管理がコノベル上でできるのはありがたいですね。
受給者証の情報も紐づいていて、受給者証の更新が近づくとTOP画面にアラートが出るのも助かります。
あとは、面談で話をした内容など細々とした情報を利用者ごとに管理できるのも嬉しいポイントです。
施設内の様子。
コノベルの魅力は？
実際にコノベルを使用している大谷様から見て、コノベルの魅力はどんな点ですか？
コノベルの魅力は総合点の高さです。
福祉系のシステムを探していると、余計な機能がついていたり、デザインが古かったりと「ここが惜しい…」というケースがありがちです。
そういった意味でも、コノベルはデザイン・機能など総合的に使い勝手がよく、かゆいところに手が届く「ちょうどいいシステム」だと感じますね。
コノベルはどんな人におすすめですか？
コノベルは、Excel、Wordが触れる（記録や書類の作成をやっている）レベルであれば、どなたでも使いやすいと思います。
あとは、2施設以上を運営している、中堅規模の事業所にはおすすめしたいと思いますね。
コノベルを見れば各施設の利用状況がわかるので、経営判断に役立ちます。
本部からトップダウンで現場に指示を出すうえで、こうしたシステムはかなり良いと思いますね。
事業所をいくつか持っている方は、特に導入することを勧めたいです。
Uo-Sao’（ウオーサオーダッシュ）様、本日はお忙しい中貴重なお話をありがとうございました。
放課後等デイサービス向けクラウドサービス「コノベル」では、放課後等デイサービスの日々の利用申請や、欠席連絡のシステム化をすることで、施設のスタッフ・職員の業務省力化の実現が可能です。また、保護者の方は専用のスマホアプリで24時間いつでも連絡することができますので、忙しい保護者の方を大幅にサポート！
また、「放デイの事務・業務負担を軽減したい！」「でもどんなシステムが良いかよくわからない・・・」こうしたお悩みをお抱えの事業者様、必見です！
コノベルでは個別の説明会も行っております。少しでも興味をお持ちいただけた方は、ぜひお気軽にご相談ください。
取材日時 2025年3月
