全58教室で「コノベル」を導入。コミュニケーション不足の心配はなく、 保護者との関係性作りとコミュニケーション、療育の時間が増えました。

当社は2011年12月、東京都港区で障害者の就労促進をはじめとする障害福祉サービスを事業目的として設立され、就労移行支援事業所を開始しました。

2014年からは児童発達支援事業所 ハビーを開設し、未就学児向けに療育事業を始めました。
2016年には放課後等デイサービス ハビーを開設しています。

現在、ハビーは児童発達支援事業所・放課後等デイサービスを58教室、グループ会社の株式会社アイリス（ILIS CLUB）と株式会社ハピネスカムズ（ディグ・スマイル）を含めると72教室。

この他に就労移行支援事業所 126センターなど、全国に多くの事業所を展開しています。※拠点数は2025年12月現在

当社ではすべての支援員の指針を「ライフステージに沿った社会参加の機会を提供することで誰もが排除されることのない社会を創る」としています。

ハビーの療育は、子どもたちの未来を想像し、その可能性を広げられるように、地域や関係機関との掛け橋となり、本人が力を最大限に発揮できるよう療育を行っています。

個性を大切にして、成功体験を積み重ねることで未来の可能性を創造し、家族を支援して選ばれる教室となること。
そして「お子様に対する支援」、「保護者の方に対する家族支援」、「地域に関する地域支援」という、3つの柱で支援を提供しています。

ハビーでは2025年4月から全58教室でVISH株式会社の児童発達支援・放課後等デイサービスに特化した業務支援・保護者連絡アプリ「コノベル」を導入し、活用しています。

各教室での管理業務はすべて紙ベースでした。

利用申請は、教室で1ヵ月のカレンダーを作成して保護者に渡し、利用する日と利用するコマに丸印をつけて提出してもらっていました。

この用紙が半月くらいで戻ってくると、職員が別の予定管理システムにその内容を入力、もしくは教室独自で作成しているエクセルや紙ベースのカレンダーに入力をします。

入力した内容は担当者・スタッフとダブルチェック、トリプルチェックで確認をします。

入力が済んだら、今度は予定の調整が始まります。

定員オーバーしている日やコマがあれば、どの日程のどのコマなら入れられるかを調整し、調整した内容を保護者に電話をかけて確認したり、次回教室にいらしたときに声をかけて確認します。

こうして利用予定が確定すると、今度は利用者ごとの利用予定表を2枚作成し、1枚は教室控えとして保管、もう1枚は保護者へお渡しをします。

これらの業務は支援の合間の時間や支援を担当していない時間に担当者が行っていました。

課題としては毎月の利用表の作成にかなりの時間が必要になっていたことです。
利用申請の入力と調整、調整の連絡だけで月に20〜30時間はかかりますので、職員が残業して予定表を作成することもありました。

現場の状況は事業部でも把握していましたので、何らかのシステムを導入すべきだろうと考え、3〜4年前から調査を進めていました。

システム導入が必要だと考えたきっかけは、災害時などに保護者にどうやってメッセージを届けるかということでした。

災害時の連絡手段については、教室の責任者からも必要だという声がありましたので、検討を始めました。

ただ検討したり調査を進めていくうちに、それなら利用予定の管理ができたり、保護者とのコミュニケーションがしっかり取れるものがいいという意見もあり、いろいろと調べたり問い合わせをしました。

また、展示会にも足を運び、各社のシステムを見せてもらいました。

実際にテスト運用してみたシステムも複数あります。

ただ、費用対効果やシステムで対応できる範囲や、システムを運用するための端末が限られているなどといった課題から、導入には至りませんでした。

そうですね。

なかなか適切なシステムが見つからない中、あるとき、ネット検索で見つけたのがVISH株式会社の「コノベル」でした。

まずは資料請求と思い、問い合わせフォームに記入して送信しました。するとすぐに知らない電話番号から着信がありました。それがVISH株式会社との出会いです。

問い合わせをしたのは2023年7月です。
その年の4月に「コノベル」が立ち上がったとお聞きしましたので、その直後です。

お電話をいただいた数日後には、VISH株式会社が来社され、「コノベル」の話をお聞きしました。

全国の児童発達支援事業所や放課後等デイサービスの多くは送迎があったり、お預かりを行うところがほとんどで、システムについてもそうした運用や実情に合わせて作られているものが大半です。

ですが、ハビーではお預かりをするという概念ではなく通所型の事業所なので、毎日の利用はコマで管理をしています。
1日の中でかなりのコマ数があるので、スイミングスクールや体操教室の運用に近いイメージかもしれません。

最初に説明を聞いた際、「コノベル」も多くの児童発達支援事業所のやり方に沿ったシステム内容がほとんどでした。

そこで、ハビーのやり方を詳細に説明して、何をしたいのか、どんなことができるようになればいいのかを伝えました。

その結果、「通所型」の運用に寄り添ったアップデートという形で、当社が話した内容や要望を反映し具現化してくれましたので、その対応に関しては高く評価しており、大変心強く感じています。

最初は3教室でテスト導入し、教室で運用しながら改善点などをVISH株式会社に伝えました。

導入当初に大変だったのは、利用者データの登録です。
そして保護者の理解を得る必要がありますから、担当者だけでなく全職員が保護者にきちんと説明できるレベルまで「コノベル」を熟知することが必要でした。

テスト導入したハビー西船橋教室では、運用開始と同時にそれまで使用していた紙ベースのフォーマットはすべて廃止し、「コノベル」での運用に一気に切り換えました。

職員の意識の中で、紙ではなく「コノベル」で運用するという意識付けが重要でした。

保護者に理解してもらい、利用予定の申請を「れんらくアプリ」で行ってもらえるという保護者の利点が定着してくると、教室でのスケジュール管理もしやすくなりました。

紙ベースだと内容を把握するのにタイムラグがありましたが、リアルタイムで把握できるようになったことで、抜けや漏れがどんどん減っていきました。

約2ヵ月間、導入と保護者への浸透の時間が必要でしたが、きちんと動き始めるとかなりの効率化につながりました。

たとえば朝礼でその日の利用状況を確認するのですが、以前は紙を見ての確認でした。

「コノベル」ではボタンひとつで1日のスケジュールが一覧で見られますので、わずかですが時間短縮にもなりました。

その後、テスト導入をもう2教室を追加しました。

この2教室はDX化への対応が苦手そうなところを選び、実際に教室で運用してもらい、課題などを洗い出しました。

そして全教室への導入にあたってはVISH株式会社にフォローしてもらい、各エリア別の勉強会、導入の説明会などを実施しました。

2024年10月から段階的に導入を進め、2025年4月からは全58教室での運用を開始しました。
また、関連会社2社でも「コノベル」を導入しています。

本格導入をする際に事業部が懸念していたのは、保護者が簡単な操作で利用申請できる反面、簡単に欠席連絡もできるため、欠席が増えるのではないかということでした。

この課題に対してはテスト導入時から対応を検討し、マニュアルの整備などを進めてきました。

全教室での導入後、数字の変化をエリアごと、教室ごとに注視してきましたが、結果として欠席数は減りました。

アプリを利用することで次回の利用予定がスマホですぐに確認ができるので、利用忘れによる欠席が減り、保護者の方は前もってわかっている欠席連絡を入れてくれるようになったからだと考えています。

そして利用数の平均に関しては上がりました。

これはおそらく、追加利用をする際に「れんらくアプリ」を見れば、空き状況が一目でわかりますから、紙ベースの時と比較して簡単にアプリから申請ができるからだと思います。

紙ベースでの運用では、予定の調整や利用の追加、振替などの連絡は職員が電話や直接保護者と話をしていました。

保護者に連絡をする際には、教室全体の状況をきちんと把握しておく必要があり、どうしてもベテラン職員や話が上手な職員が対応するという、属人化をしてしまうことがありました。

「コノベル」を導入後、保護者との連絡は「れんらくアプリ」のメッセージ機能を通じて行っています。

新入職員でもマニュアルなどを参照しながら文章を入力することで、対応が可能となりました。

「コノベル」の導入により、知らないうちに属人的になっていた業務を、誰もが対応できる業務に変えることができました。

保護者が「れんらくアプリ」を通じて利用予約ができますので、紙に記入して提出する保護者の手間が省かれました。

そして利用予定の調整が必要な場合に、以前までは電話で行っていましたが、お仕事をされている保護者の方も多く、なかなか電話での連絡がつきにくいことがありました。

それが「れんらくアプリ」を通じて保護者の方へ連絡ができるようになったので、時間に関係なくやりとりができます。

また最近はメッセージやチャット、アプリ等あらゆる世代の方が電話からSNSツールに移行しております。

保護者もそうですし弊社でも電話が苦手という職員が一定数いるので、「れんらくアプリ」を通して、少しでもストレスの軽減につながったと考えています。

業務効率化により時間に余裕ができ、保護者との面談や来所時のコミュニケーションなど、保護者と施設の関係性作りに時間を割けるようになりました。

導入時にはアプリでのやりとりになる分、コミュニケーション不足になるのではないかと懸念しましたが、実際にはコミュニケーションを取る時間が増えています。

また、療育にかける時間や支援の内容を企画したり、検討をする時間も増えています。

子どもたちがどうしたら楽しんでくれるかをみんなで打ち合わせする機会も増え、療育内容の充実にもつながりました。

コノベル導入前と比較すると、電話の回数や業務負担がずいぶん減っていると考えています。

スケジュール調整もほとんどが「コノベル」上で済んでしまいます。

保護者とのコミュニケーションや療育の企画・検討の時間が増え、残業そのものはかなり削減されました。

また、コノベルを導入後、職員の時間の有効活用ができるようになった例として、
保育園や学校などといった地域との連携数が2024年と比較してかなり増加していますので、導入効果の一つと評価しています。

教室で行うイベントの開催告知に「コノベル」の掲示板機能を活用しています。

以前だと、1回1回紙でお知らせを作成して、全員に配布していましたが、今では簡単な操作で全員にイベントの開催告知を発信することができます。

そしてイベント告知の中に「合言葉」を掲載することで、イベントの際に合言葉を言うとゲームに参加できるなどの工夫をすることで、コノベルを支援にも活用しています。

やはりすべての保護者がいつも「コノベル」を見てくれるわけではありません。

いつも見ていただけるようにと、使い方のチュートリアル的な内容も含めて発信をすることで、保護者にも「コノベル」をより一層活用してもらえればと考えています。

「コノベル」上で毎日の予定表を見ることができますが、紙に出力している教室もあります。

理由は職員の予定をそこに書き込むためです。
今後は誰がシフトに入っていて、誰が地域連携等で外出している、ということが、「コノベル」の中で一目でわかるようになるといいですね。

事業部としては全教室の状況を確認できるマスターアカウントのような機能があると助かります。

現在は、教室ごとにログイン・ログアウトをしながら状況確認を行っていますが、一目で全教室の状況を把握できると、今後の戦略立案につながるデータとして活用できるのではないかと期待しています。

導入前から導入、そして導入後のフォローまで、VISH株式会社のサポート体制・内容に高く評価をしており、大変心強く感じています。

今後もハビーの展開に合わせてのご提案やサポート、機能のアップデートなどに期待しています。