利用申請の電話対応が減りました

ソーシャルスキルトレーニングやアンガーマネジメントに力を入れています

じゅにあサポートかのんについて教えてください。

じゅにあサポートかのんは放課後等デイサービスですが、法人内にあと3施設運営しております。2011年3月に起こった東北の大震災をきっかけに開所しました。当時、原発の30Km圏内だったので、福祉事業所の方が避難をしてしまい受け入れ場所がないとのことで、開所しました。現在、他の施設も含めると45名ほどのお子さんが通われています。じゅにあサポートかのんは現在職員5名で保育士資格を持っている職員も在籍しており、子どもたちの療育に携わっております。

力を入れていることはありますか？

じゅにあサポートかのんではソーシャルスキルトレーニングや、感情をコントロールできるようにするためのアンガーマネジメントに力を入れております。パソコンの使い方などは希望の方には教えております。また、保護者の気持ちに寄り添いながら、お子さんへの適切な関わり方をしていただくための相談支援およびサポートも行っております。

じゅにあサポートかのん　施設内

コノベルを知ったきっかけは何でしたか？

連絡帳アプリを探していて、最初は利用申請だけできればいいと思っていたので商業用のものなどを導入したりしてみました。その時ちょうどネットで調べていたらコノベルが出てきて、無料なら入れてみるか！と思い導入しました。

ありがとうございます！他のシステムとの比較などはされましたか？

連絡帳のシステムでは比較検討しませんでした。無料で使えるのがコノベルしかなかったので、コノベルに決めました。

電話でのやりとりに限界を感じた

導入する前に課題に感じていたことは何ですか？

①保護者連絡

基本的に保護者との連絡は、来所されたときか電話でした。開所時間前に欠席の連絡や土曜日のスキルトレーニングの予約を電話で受けていたので、受付開始時間になると電話が1回線しかないのでパンクしてしまっていました。また、欠席連絡の電話に対応しているときに、他の方から電話が来ても着信履歴が残らないので誰か分からずとっても不便でした。

②紙での配布

お便りや利用申請のカレンダーを今までは紙で印刷して配布をしておりました。紙での印刷となると、印刷ミスなどがあった場合に50枚ほどが無駄になってしまうのでコストがかかっていました。

③利用申請

先ほどもお伝えした通り、紙で利用申請を行っていたので保護者の方に記入をしてもらい返してもらっていたのですが、半数ぐらいは返ってこず期日内に回収することができませんでした。また、当時は回収したらもらったタイミングで確認をしていたので時間が取られてしまうのも課題に感じておりました。

玄関周辺　子ども達のロッカー

本コーナー

職員の業務負担が軽減されました

コノベルを導入して変わったことはありますか？

①土曜日開所の参加希望

土曜日に実施しているスキルトレーニングの希望を紙で配布をしていて、受付を9時からと決めて電話で対応していたので、対応しきれないことが多くあったのですがコノベルを導入してからはそのようなことはなくなり、回線もパンクすることが無くなりました。

②利用申請

コノベル導入前は紙で配布していたので、確認に時間がとられてしまっていたのですがコノベルで申請を頂くようになってからは、手が空いた時間に確認することができるので作業のすみわけができるようになりました。現在7割の保護者が登録をしてくれていて、どうしても紙で欲しい保護者には紙での対応を行っております。

③お便りの配布

紙で印刷をしてお渡しすることが無くなり、コノベルの掲示板機能を活用して配布を行っております。コストカットも実現できております。

④欠席連絡

こちらもコノベルを使って行っております。以前は朝に留守電が入っていて、朝イチから電話をしておりました。1回線しかなかったので、他の方から電話が来ても着信履歴が無く誰か分からないことも多かったですが、コノベルを導入してからは電話での対応も減り大変便利になりました。

コノベルの導入で業務負担が軽減されたとのことで大変うれしいです。コノベルを導入するにあたって職員さんへ何か対応はされましたか？

特に特別な対応はしていません。かのんの職員は30代〜40代の方が働いていますが、まずは触ってもらって慣れていってもらったという感じです。

そうだったんですね。保護者の方への説明はどのように行いましたか？

まずは一番の課題だった、土曜日の社会訓練の応募をWEBからもできるようになりますとお知らせを行いました。お仕事をされている保護者さんが多いので、登録用紙を印刷してお渡ししお仕事の合間にできますので登録をお願いしますとお伝えをしました。喜んでくださる声もありました。

施設内のおままごとコーナー

コノベルに改善してほしい点や、欲しい機能などはございますか？

欠席連絡に関して、保護者の方がコノベルを通じて欠席連絡をくれるのですが施設側が確認をしたか保護者の方が分からないので、「確認しました」などのボタンがあるとより便利になり、保護者の方も安心するかと思います。また、じゅにあサポートかのんが曜日固定なので、月のお休みが無い限りその曜日に固定で利用申請を送れるようにして頂けると保護者の方の負担が減るかと思います。最後に、送迎の有無に関して、じゅにあサポートかのんでは保護者の方にお願いしているのですが、どうしても保護者の方が送迎ができない子だけ送迎を行っております。利用申請の画面で現状のコノベルの仕様だと送迎の有無がデフォルトで出てしまいますが、これを出さないようにして頂けると保護者の方が入力の際に間違えて入力をしてしまうことが無くなるかと思いますので、検討の程宜しくお願いします。