その他の導入事例
こども・子育てサポートルームSAKUは2023年6月に開所した、社会福祉法人翔空会が運営する、児童発達支援事業所です。系列の施設でバスキャッチ（弊社が運営するこども園向けシステム）を利用していただいているのをきっかけに、2023年12月より、コノベルを導入して運用を始めました。コノベルの導入の経緯と導入効果、運用の工夫などについて、こども・子育てサポートルームSAKU 梅木様にお話を伺いました。
目次
こども・子育てサポートルームSAKUについて
子どもたちが実際に過ごす部屋の様子
コノベルを導入しようと思ったきっかけを教えてください
毎日保護者さんに会えないのでお便りがすぐに行き渡らないことがあり課題を感じていました。以前から系列のこども園でVISH株式会社さんの園支援システム（バスキャッチ）を使っていたこともあり、コノベルのリリースを知り導入を決意しました。
もともとバスキャッチを使っていただいていたんですね！他のシステムと比較検討されましたか？
はい。導入にあたって他のシステム2つほどと比較検討をしました。1つはコストの問題で、最初からこんなにコストをかけて導入すべきか悩みました。まだ開所したばかりですし、どのように運用していくか決まっていない中で、高いコストを払うことに懸念点がありました。
保護者との連絡に特化したシステム
コノベルに決めた理由は何でしたか？
開所したばかりで保護者の方との連携が一番問題点でした。保護者との信頼関係が一番大切であると考え話し合いをした結果、保護者さんとの連絡に特化しており、無料で始められるコノベルに決めました。
コノベルを導入するにあたり、工夫したことはありますか？
系列のこども園から異動してきた職員もおり、以前からバスキャッチを使っていた職員はあまり苦戦はしませんでしたが、先生によっては少し苦戦した方もおりましたが、使いやすい機能から使い始めていき、慣れてきたタイミングで徐々に使う機能を増やしていきました。今ではコノベルは全ての職員が使用しております。メッセージの配信や児童予定表に関しては私が中心になって行っております。
コノベルを導入する前の運用方法を教えてください。
コノベルを導入する前は、利用申請などは紙でお渡しし保護者の方に手書きで記入をして頂いたものを施設に持ってきていただいていました。お便りなども全て手書きで作成していたのですが、お便りも毎日保護者の方にお会いすることができないので、お渡しするのに時間がかかってしまっていました。また連絡帳に関しても手書きで行っていたため送迎の時間までに記載しなくてはいけないなど時間の制限があり運用方法に悩んでおりました。
実際にコノベルを使用する梅木様
保護者へのお便りの共有がスムーズに
コノベルで活用している機能を教えてください。
①お便りの配信
毎日保護者の方に会えるわけではないので、お便りを作成しPDFにしてコノベルで送っています。ペーパーレスにも繋がり、今までお渡しするのに時間がかかっていましたが、コノベルを使うことにより全ての保護者に平等なタイミングで送れるので、情報共有のタイムラグも解消できました。
②児童予定表の作成
SAKUでは利用者は基本的にご利用曜日が固定なので、利用申請はコノベルで行わず、決まった日時を職員が入力しております。変更などがあった場合などは施設に連絡していただき変更を行っております。保護者の方が混乱しないように、アプリでの利用申請は出来ないように制限をかけており、職員が入力した予定のみ確認できるようにしております。登録が一気にできるのでとても便利です。
③利用パターンの登録
児童予定表と話は被るのですが、利用パターンの登録の際に色を分けて登録ができたり、4月のアップデートからは1日に複数コマ登録ができるようになったのでそちらも活用しております。
④欠席連絡
児童予定表は施設側で入力していますが、保護者さんは欠席連絡をアプリでできるようにしております。朝の9時までに締め切り時間を設定して、欠席の登録をして頂くように設定しています。
⑤連絡帳機能
保護者の方にも記入をお願いしているので、利用日は保護者の方も入力してくださっています。
今までは手書きで行っていたので、間違いや変更など保護者の方も施設側も記載漏れなどありましたが、コノベルを導入し保護者との齟齬が無くなり、すぐに編集ができるので大変助かっています。
職員の皆様が同時にコノベルで記入をしている様子
保護者の方からの反響はありましたか？
先ほどお伝えした通り、利用申請に関しては保護者の方から受け付けず、職員が入力をしているのですが欠席連絡はコノベルで行っています。4月のリニューアルで少し仕様が変わり保護者の方も混乱した方もいたようですが、コノベルで全て完結するのでとてもありがたいというお声を頂いております。系列園から通ってくださっているお子さんもいるので、保護者の方が1つのれんらくアプリで完結するのは使いやすいなと感じております。今では、ほとんどの保護者の方に登録をしていただいております。
コノベルへのリクエストや期待がありましたら教えてください。
送迎表のベースが作成できる機能が欲しいです。送迎者が複数の場合児童に振り分けられる機能があればより便利だなと思います。監査で重要なのは個別支援計画書になるので今後必須になってくるかと思います。あと、送迎に関してですが送迎のスタート時間や送迎完了の時間がわかる機能などが欲しいです。サービスの提供時間などお迎えが来た時にざっくりとした時間になってしまっている現状があります。バスキャッチのような登園管理があるととっても便利だなと感じます。それが実績記録表に反映されるとより最高ですね！朝９時の話を夕方５時ごろに記憶をさかのぼり記入しているので、そこを改善できる機能があると便利になるかと思います。
こども・子育てサポートルームSAKU様、本日はお忙しい中貴重なお話をありがとうございました。
放課後等デイサービス向けクラウドサービス「コノベル」では、放課後等デイサービスの日々の利用申請や、欠席連絡のシステム化をすることで、施設のスタッフ・職員の業務省力化の実現が可能です。また、保護者の方は専用のスマホアプリで24時間いつでも連絡することができますので、忙しい保護者の方を大幅にサポート！
また、「放デイの事務・業務負担を軽減したい！」「でもどんなシステムが良いかよくわからない・・・」こうしたお悩みをお抱えの事業者様、必見です！
コノベルでは個別の説明会も行っております。少しでも興味をお持ちいただけた方は、ぜひお気軽にご相談ください。
取材日時 2024年4月
