保護者との連絡とお便りの配布のシステム化することができました

児童発達支援事業所ぶりんぐについて

まずはぶりんぐさんについて教えてください。

ぶりんぐは個別療育を基本とする児童発達支援と放課後等デイサービスの多機能型の事業所になります。TEACCH、ABAの考え方を基に、お子さんごとのニーズに合わせた療育を行いながら、強みを伸ばしていく療育を行っています。現在は90名の利用者さんが通所しており、お子さんには公認心理師・保育士などの資格を持つスタッフが個別に療育を行い、保護者さんには子育ての悩みの相談の場として、毎回面談の機会も設けています。

児童発達支援事業所ぶりんぐの施設内

電話での連絡への課題を感じた

コノベルを導入する前の課題を教えてください。

基本的には保護者との連絡をメインでシステムを導入をしたいと感じておりました。

①欠席などの連絡

コノベルを導入する前は、欠席連絡などは電話で行っていました。同じ建物の中で二つの事業をしていて、もう一つの事業と電話番号を共有していたので、電話がかかってきた際にはその都度繋ぐ必要があり、やりとりに時間がかかっていました。

②振替利用への対応

当事業所の場合、放デイのお子さんは月に2回しか利用できないこともあって体調不良や祝日などによる欠席が重なると1か月以上空いてしまうこともありました。そこで振替利用ができないかと考えていたものの、電話でそれらを管理することは難しく、振替利用は導入できていませんでした。

③お便りなどの配布

年末年始やゴールデンウィークのお知らせなど、全体に周知するものはすべて面談で個別に説明するか、お便りを配布する必要がありました。どちらにしても準備や説明に時間がかかり、日ごろから大変だなと感じていました。

コノベルは何でお知りになりましたか？

ICTの導入については考えていて、インターネットで検索したりして探しておりました。放デイに特化したシステムが他にもあり、比較をした結果コノベルを導入しました。

最初はシステム化への手間はあったが、より業務が簡素化されました

コノベルの決め手を教えてください。

コノベルにした決め手は無料で使えるところが一番大きいです。ぶりんぐの場合は保護者さんによる日々の利用申請や請求業務などの機能は必要がなく、システム化したいのは連絡面だけだったので、まずは無料で試せるコノベルからとなりました。

無料で使えるのは施設にとってもメリットが大きいですよね。

そうですね。他社のシステムだとぶりんぐにとっては使わない機能が多かったので、そのために高い費用を払って試してみるのはリスクが大きかったです。ただ、無料でもコノベルであれば三つの課題すべて解決できるだろうなという確信はありました。

システムを導入するにあたり職員さんに混乱などはなかったですか？

4月から運用するのに準備期間としては2か月しかありませんでしたが、とてもわかりやすくてすぐに操作にも慣れたので、特に大きな混乱もなく導入できました。リリースしたばかりだったのもあって不具合などはありましたが、サポート体制も整っていて質問などの問い合わせにも迅速に対応してくれたのを覚えています。

コノベルを実際に使用している職員の方

施設と保護者との連絡をシステム化

そうだったんですね。導入してから保護者さんからの反響はいかがですか？

ちょうどコノベルを導入するぐらいのタイミングで、市内の小学校でもシステムを導入し始めるところが増えてきたタイミングでした。施設の新規契約の際には、コノベルの説明も一緒に行うのですが、まだまだこういったシステムを導入している事業所が少ないのか「療育でもこういうのやってくれるんだね！」と驚く方や「電話より楽です！」と言っていただけることが多いです。

ほとんどの保護者さんが登録してくださっていますね！保護者さんにアプリ登録をしていただく際に混乱などはなかったですか？

登録自体は事前に登録用紙を印刷しておき、QRコードを読んでもらうだけなのでスムーズに行えました。使い方も直感的にわかりやすく説明不要な方も多いですが、念のためマニュアルのようなものを作ってお渡ししたり、はじめに使い方を説明する必要はあるかもしれません。

コノベルで主に使っている機能を教えてください。

保護者さんとの連絡の部分をシステム化したかったこともあって、欠席の連絡・掲示板（お知らせ機能）・メッセージがメインですね。頻度は高くないですが、保護者さんからの連絡帳、継続希望調査をするためにアンケート機能なども使っています。とても便利です。

児童発達支援事業所ぶりんぐ　鈴木　伸之介様

コノベルの機能で改善してほしいもの、あったらうれしい機能はありますか？

通知周りが少し改善されるとより使いやすくなるかと思います。メッセージを送っても通知に気づかない保護者さんも多く、通知を見逃すとアプリを起動しない限りメッセージが来ているかどうかわからないようです。また、保護者さんからの連絡帳や欠席連絡なども検索などによってすぐに見つけることはできますが、新規の連絡があったときに事業所側に通知のようなものが来ればさらに便利になるのかなと思います。

2024年4月に報酬改定があって多くの事業所が混乱中かと思うので、加算に関わる記録がコノベル上で作れるようになると助かる事業所は多いだろうなと思います。