システムの選定要件は、メッセージ機能と写真を送れる機能。「コノベル」は要件以上の効率化も実現。

福井県内で3施設を運営

放課後等デイサービス「喜び」と「キッズデイ丸岡よろこび」について教えてください。

母体となる社会福祉法人生喜会は、もともとは特別養護老人ホームやショートステイなど高齢者向けの施設の運営をしていました。本部にいらっしゃる方のお子さんに障がいをお持ちの方がいらして、障がいをお持ちのお子さん向けの施設に興味があったこと、福井県において障がい児をサポートする施設がまだ発展していなかったことから、放課後等デイサービスを始めたと聞いています。

2017年5月にできたのが福井市下荒井町の「喜び」で、2022年に福井県坂井市丸岡町に「キッズデイ丸岡よろこび」、そして2023年12月に福井市大島町に「キッズハウスよろこび」を開設しました。

放課後等デイサービス「キッズデイ丸岡よろこび」外観

メッセージ機能と写真を送れる機能でシステムを選定

放課後等デイサービス「喜び」と「キッズデイ丸岡よろこび」では2023年4月からVISH株式会社の放課後等デイサービス向けクラウドサービス「コノベル」を導入し運用しています。導入のきっかけを教えてください。

もともとは職員の事務業務負担を軽減するために、事業所ごとに2台のタブレットを導入することになりました。保育園とかでもアプリはよく使われているので､同様にアプリを取り入れられたらいいなと考え､職員の負担が軽減されて､保護者の役に立つアプリはないかと考え、システムを探し始めました。
最初は保育園で使われていることが多いと考え、「保育園アプリ」で検索したら、保育園向けのシステムがたくさん出てきました。もう一つ「連絡アプリ」でも検索したところ、2番目に出てきたのが「コノベル」でした。

VISH株式会社の「れんらくアプリ」をご存知だったんですか。

いえ、知りませんでした。きっと「連絡アプリ」があるんじゃないかと思って検索したんです。検索の段階では「コノベル」を含め 3～4社のシステムを候補としてピックアップしましたが、ちょっと迷いましたね。

どんなことで迷われていたのですか。

システムによっていろいろな機能があります。システムの選定にあたって、こちらが重点を置いていた機能は次の2つです。

1. メッセージ機能

メッセージ機能を取り上げた理由は、それまでは携帯電話でやり取りをしていたので、保護者一人ひとりにメールを送信する必要がありました。特に大事なお知らせの場合は、一人ひとりに電話連絡をしました。それがメッセージ機能で一斉送信できるようになるといいと考えました。

2. 写真を送れる機能

写真を送れる機能に関しては、放課後等デイサービスでは、おやつづくりやランチづくりなど、いろいろな行事を行います。以前は月に1回、1枚だけの写真をお渡ししていたのですが、何をしたのか内容は言葉や文字で伝えられても、どんな感じか保護者にはイメージしにくいのではないかと考えました。そこで写真を多く送ることができる機能があるものにしたいと考えました。

「メッセージ機能と写真を送れる機能を重視して､選定しました」と放課後等デイサービス「喜び」児童指導員　安野佑吏加様

最終的な選定はどのように行われましたか。

VISH株式会社ともう1社にオンラインで説明してもらいました。
もう1社はこども園に特化したシステムでしたが、「放課後等デイサービスに合わせて、こういう使い方はできますか?」とお聞きすると、「できます」との返事をもらえました。ただ、そこから具体的にどうするのか、こんなことがしたい、といった内容をお伝えすると､「契約するまではお伝えできません」という返事でしたので、詳しい内容を把握することができませんでした。

VISH株式会社は「コノベル」について、何ができるのかをすべて話してくれました。こちらがやりたいという内容についても､「この機能でできます」、写真については、「掲示板で送れます」といったように具体的に話してくれました。管理画面もすべて見せてもらえましたね。また､その段階でできないことは、きちんとできないと教えてくれました。

VISH株式会社の「コノベル」を導入した決め手を教えてください。

なんといっても「放課後等デイサービス専用のシステム」であることです。私たちは放課後等デイサービスを運営していますので、そこに必要な機能がすべてあり、余計な機能がないところもいいと感じました。
2023年4月にリリースされる新しいシステムだけに、私たちの声を反映してアップデートをしていくという言葉にも期待しようと考えました。

一つひとつの機能を順番に使い始めた

放課後等デイサービス向けクラウドサービス「コノベル」の導入はスムーズに行えましたか。

当時、2023年4月の新年度から使い始めたいと考えており、VISH株式会社に問い合せたのが2022年11月中旬です。2023年1月26日に打ち合わせをして､2月16日の導入を決め､そこから導入準備に入り､4月から運用を開始しました。
利用者情報の登録などはそれほど大変ではなかったと思います。

「キッズデイ丸岡よろこび」でも同時期に導入の準備を進めたのですか。

はい、「喜び」と同時期の導入で準備を進めました。利用者情報の登録と併せて保護者に各人のQRコードをプリントした用紙をお配りして､「れんらくアプリ」のインストールをしてもらいました。ただ何人かスマートフォンの操作に慣れていないというか、機械系の操作が苦手という保護者がいらっしゃいましたので、丁寧な説明を心がけました。いまでは苦手とおっしゃっていた皆さんも使いこなしています。

「機能を一つひとつ使い始めることで、保護者と職員にコノベルに慣れてもらいました」と放課後等デイサービス「キッズデイ丸岡よろこび」児童指導員　天谷凪沙様

「喜び」では、保護者の方の反応はいかがでしたか。

同じように操作が苦手という保護者がいらして、丁寧に説明をしました。
もう一つは導入時の工夫として、すべての機能を同時に使い始めるのではなく、一つひとつの機能を順番に使い始めました。最初はメッセージ機能から使い始めて、次に掲示板、次にアンケート機能、次に利用申請、といったようにしました。
新しい機能を使い始めるときに、保護者には操作説明資料を配りました。どうやって見るのか、どんなやり方をするのか、どんなことができるのかを丁寧にお伝えしました。
苦手とおっしゃっていた保護者の皆さんに、順番に一つひとつの機能を覚えていただき、秋頃には皆さんきちんと使いこなしていらっしゃいます。

機能を順番に使い始めていくやり方は、保護者だけでなく職員にとっても「コノベル」に慣れ、使いこなしていく、いいステップになっています。

保護者から写真をたくさん見られて嬉しいとの声

「コノベル」の導入効果、運用の工夫などを教えてください。

1. 利用申請の運用が大きく変わりました。

以前は利用者一人ひとりの1ヵ月分の利用申請カレンダーを印刷して、それを保護者にお渡しし、OKならそのまま返してもらい､お休みなどがあるときは､その日程に×印をつれて戻してもらいました。紙の手書きの場合､どうしても書いたつもりや見落としなどで、ご迷惑をおかけすることも多々ありました。
いまでは、こちらが割当てなくとも、保護者が曜日を入れてくれますので、紙でのやりとりはなくなりました。当日の利用状況もシステムで集計されて、誰が来るのかがパッとわかりますので、楽になりました。

2. 保護者から写真をたくさん見られて嬉しいとの声をいただきました。

いままでの保護者へのお知らせは紙媒体でしたので、1ヵ月に1回で写真も数枚しか載せられませんでした。いまでは掲示板にその日の行事の写真をたくさん載せるようになりました。どんな活動をしているのかを、より具体的にお見せできます。
保護者からは、たくさんの写真を見ることができて嬉しいという声や、活動内容がより具体的にわかるようになったという声、そして写真を通じて、子どもと会話することが増えましたという声もいただいています。

「たくさんの写真を見ることができて嬉しいという声は、こちらも嬉しいですね」と放課後等デイサービス「キッズデイ丸岡よろこび」保育士　出倉真紀様

3. メッセージ機能の一斉送信で、かなりの手間が省けました。

行事の持ち物とかのお知らせを一斉に送信できるようになり､ずいぶんと手間がかからなくなりました。以前は対象となる保護者一人ひとりにお伝えしていましたので､かなり大変でした。例えば、行事の持ち物を伝える場合、保護者に送迎時にサインをいただく送迎ファイルに､一人ひとりの持ち物を書いた付せんを貼っておき､送迎担当に伝えてもらいました。保護者とコミュニケーションを取りたい送迎時に､煩雑な連絡事項がある場合､そちらに気を取られて､本来伝えたいことが薄くなった場合もありました。
いまでは、対象となる保護者を選んで、一斉にメッセージを送信できます。

「コノベル」の今後の活用予定がありましたらお教えください。

2023年12月に福井市大島町に放課後等デイサービス「キッズハウスよろこび」を開設しました。開設理由は喜びは、福井市の南に位置し、放課後等デイサービスが少ない地域です。利用を必要として下さる方々も多く、待っていただいている状況もあります。
また、様々な障害特性の方々を一事業所でお受けすると、十分な療育が行き届かず、そこに職員の負担増もあいまって、事業所を増やすきっかけになりました。
当面今年度（2024年3月まで）は分散して、利用者や職員の負担を減らして、来年度（2024年4月）からはそれぞれに定員10名で運営する予定です。その間の利用者のデータをどのように管理すればいいのか、事業所として分けて運用する場合のやり方や、施設間の利用者の移動の取り扱いについては､VISH株式会社に相談したいと思います。

機能としては、連絡帳機能は使えるのではないかと話し合っていますが、具体的にはこれからになりますので、こちらも相談に乗っていただいたり、他の使い方を教えてもらえると助かります。

新機能の活用などでのサポートの対応に期待

「コノベル」並びにVISH株式会社へのリクエストや期待がありましたらお教えください。

リクエストはいくつかあります。これは以前からお話ししていますが、メッセージ機能で保護者からの返信を受け取れたり、「コノベル」の中で保護者とのやり取りができるといいと思います。
あとは、レクリエーションなど身体を動かす行事があります。いまは写真をお送りしているのですが、やはり身体を動かしているので写真だけでは伝わりにくいと思います。短くてもいいので動画を保護者に見てもらえるようにできるといいと思います。
また、1日の終わりに利用者の記録を書きます。いまはパソコンなどを使って書いて、印刷してファイルに綴じています。この記録と保管を「コノベル」の中でできるようになれば、データを「コノベル」に集約できるのでとてもいいと思います。

「喜び」も「キッズデイ丸岡よろこび」も「コノベル」を使い始めてまだ1年も経っていません。今後、新しい機能を使ったりすることも増えていくと思いますので、サポートの対応もよろしくお願いします。また、他の事業所での活用例なども教えてください。

「喜び」の安野佑吏加様（右）と弊社・柳田（左）

「キッズデイ丸岡よろこび」の天谷凪沙様（中）と出倉真紀様（右）、弊社・柳田（左）